В каждой организации систематически выдаются денежные средства в подотчет, цели для их получения достаточно разные, главная задача работников бухгалтерии, является контроль и сдача авансовых отчетов, в данной статье учимся заполнять авансовый отчет .

Компания выдает денежные средства из кассы для хозяйственных нужд, а так же на различные расходы, которые могут быть связанны с командировками своих работников. При выдаче из кассы оформляется расходный кассовый ордер, после его заполнения он должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Подотчетное лицо после выдачи ему наличных должен заполнить авансовый отчет, который содержит информацию об потраченных денежных средствах. Выдача денежных средств под отчет разрешается только тем лицам, которые находятся в трудовых отношениях с предприятием. Выдача другим лицам запрещается. Для учета выданных денег заполняется авансовый отчет. Форма авансового отчета утверждена Министерством финансов.

Учимся заполнять авансовый отчет

Бланк авансового отчета выглядит в виде двухстороннего документа. Подотчетные лица свои сведения заполняют на лицевой стороне, а так же ими заполняться 1 и 6 графа на оборотней стороне несущая информацию об потраченных суммах при этом прилагается документ, который данные расходы подтверждает. Бухгалтерия проверяет заполнение авансового отчета и наличие всех необходимых документов, которые подтверждают произведенные траты. 7 и 10 графа содержит сведения о расходах, которые бухгалтер принимает во внимание. Проверенный отчет заверяется руководителем предприятия.

Основание для отпуска денежных средств, является заявление, в котором должна быть указанна цель для получения аванса, а так же предполагаемый срок получения денежных средств. После заявление отправляется к руководителю предприятия, впоследствии оно передается в бухгалтерию для выдачи наличных.

Приложенные документы к авансовому отчету должны выглядеть следующим образом:

* документы должны подаваться в оригинале;
* форма должна отвечать принятым требованиям;
* должна иметься связь дополнительных документов с авансовым отчетом, по которому будет происходить выдача денег;
* если имеется остаток денежных средств их необходимо возвратить в кассу предприятия по приходному ордеру, если оставшиеся деньги сотрудником не возвращены, то организация имеет полное право изъять не возвращенные деньги с заработной платы сотрудника.

Как заполнить авансовый отчет

* заполнение авансового отчета происходит в едином экземпляре;
* на титульном листе пишется наименование предприятия, которое например, направила своего сотрудника в командировку;
* далее пишется подразделение, в котором сотрудник работает;
* в графе "Подотчетное лицо" указывается фамилия, имя, отчество, а так же должность;
* назначение аванса, то есть куда будут потрачены выданные деньги, к примеру, командировочные расходы;
* на титульном листе бухгалтер указывает номер и дату документа;
* внизу авансового отчета есть раздел, который содержит расписку бухгалтера подтверждающую, что отчет прошел проверку и принят во внимание;
* после полного заполнения авансового отчета, бухгалтером отрывается расписка по линии отрыва и предоставляется подотчетному лицу.

Если авансовый отчет не соответствует приведенным выше требованием, то он не принимается бухгалтерией. Проверенный отчет подписывается руководителем предприятия, для этого имеется специальная строка, которая находится в верхней части титульного листа. При утверждении отчета документ принимается и начинается списание денежных средств и выдача их в установленный срок.

В данной статье каждый желающий может самостоятельно научиться заполнять

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы. Компенсация личных денег сотруднику. Документооборот. Бухучет.

Вопрос: Работник потратил собственные денежные средства на удостоверение нотариусом копий документов. Кассовый чек сдал в бухгалтерию. В бухгалтерском учете через какой счет 71,73 нужно произвести возврат денежных средств работнику? каким отчетом оформить данную операцию?

Ответ:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

86.66990 (6,8,9)

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Оформить авансовый отчет сотруднику предется в других случаях .

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.*

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Как быть, если...

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»

Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый - выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй - приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, - это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом - во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

Способ	Какие документы потребуются	Преимущество	Недостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя	Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)	Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ	Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажи	Письменный договор купли-продажи или акт закупки	Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку	Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П .

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Обратите внимание

Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции - договором купли-продажи. Об этом - чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя - его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

Важное обстоятельство

Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

Возмещены расходы работнику.*

Способ № 2 Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус - у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (письмо Минфина России от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связаных с покупкой этих ценностей (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

На заметку

Организация не является налоговым агентом при покупке материалов у физлица. Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода работнику не нужно. Сотрудник рассчитывает налог самостоятельно (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как оформить договор купли-продажи при помощи электронного журнала «Упрощенка»

В электронном журнале «Упрощенка» вы найдете информацию о том, по каким правилам нужно заключать договор купли-продажи. Для этого зайдите на сайт журнала. В верхнем меню на черной плашке выберите раздел «Правовая энциклопедия». Из появившегося меню вам потребуется раздел «Сделки», а в нем «Купля-продажа». Подборка статей по теме расскажет вам, какие реквизиты нужно включить в контракт. А также познакомит вас с основными нюансами налогового учета по сделке.

Почему возмещение расходов не надо проводить как подотчетные суммы

Сергей Рюмин,
аудитор,управляющий партнер
ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

Сотрудник купил на свои деньги материалы для фирмы и обратился за компенсацией расходов. Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет?

Нет, заполнять авансовый отчет не нужно. Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет. То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет. Следовательно, и отчитываться не за что.

Как бухгалтеру оформить такую покупку, какие документы потребуются?

Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, - это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

Можно ли компенсацию, выплаченную сотруднику, отнести на расходы при «упрощенке»?

Конечно. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если речь идет о покупке материалов.

Как отразить возмещение средств сотруднику в бухучете?

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н , счет 73 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками. Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51.

Отчет по расходам денежных средств
Долгое формирование отчета по расходам
Выберите период и нажмите «Сформировать» - отчет со всеми статьями и суммами расходов уже готов.
Нет анализа расходов по дням, месяцам или годам
Задавайте необходимый вид построения отчета (по дням, месяцам или годам), чтобы узнать, по каким статьям нужно снизить затраты.

Как сформировать отчет?

1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» вкладку «Отчет по расходам денежных средств».

2. Задайте период, за который нужно сформировать отчет, и выберите его вид построения. Нажмите "Сформировать".

Вы построили отчет.

Как «прочитать» отчет?

Разберем сперва табличную часть: в ней отображены статьи затрат, которые были внесены в документ «Расход денежных средств». Если некоторые поля пустые, как на скриншоте - значит, статьи не были указаны в документе.

При необходимости перейти на определенную статью движения дважды на нее нажмите - статья раскроется.

В столбцах находятся все фактические затраты - по дням, месяцам или годам. Последний столбец «Итого» показывает общие суммы расходов по каждой статье за выбранный период.

Обратимся к диаграмме, которая находится ниже табличной части: она помогает оценить, какие расходы в компании являются максимальными, а какие - минимальными.

Теперь вы знаете структуру отчета по расходам денежных средств.

Деньги, как известно, любят счёт. Считать деньги,особенно общие,нужно регулярно и регулярно требовать детальный отчет с тех,кому доверили ими распоряжаться. В этом и заключается прямая обязанность Правления и Ревизионной комиссии в садоводстве.Требуйте финансовый отчет о расходовании общих денежных средств-залог против мошенничества! Деньги бесконтрольно нельзя доверять никому и никогда!

На этой странице каждые 6 месяцев планируется размещать отчеты о поступлении и расходовании денежных средств в СНТ.Подтверждение расходов должно сопровождаться документально и подтверждаться Актом ревизионной комиссии.

@Прошло 7 месяцев в апреле сдача годового бухгалтерского баланса,а ревизионная комиссия к работе не приступала.

@26.02.16 ВАЖНАЯ НОВОСТЬ.ИСТОРИЯ ПОВТОРЯЕТСЯ!

Председателю правления СНТ Флора Иванову.А.Н

От членов правления Жохова.А.В, Казакова.А.В,Костина.В.В

Вторичное напоминание 14.01.16 ,Третье напоминание 20.02.16.

Обращение членов правления к председателю СНТ Флора г-ну Иванову.А.Н.

Настоятельно просим вас в срок до 25.02. 2016 года представить членам правления отчет о расходовании денежных средств с документальным подтверждением за период с 09.08.2015 по 01.01.2016.в электронном виде.В случае не исполнения наших требований вам будет выражено недоверие как председателю СНТ, о чем в известность будут поставлены все садоводы.

Членам правления хватает примеров с Авлосевич -Енулевым, когда отчеты представлялись келейно,своим приближенным,а приближенные уговаривали садоводов им поверить на слово. Напоминаем вам,что у большинства членов правления нет тайн от садоводов.Все должно быть гласно.

Финансовый отчёт председателя правления на начало и конец периода:

1.Остаток в банке Открытие-

Остаток в Сбербанке-

Остаток в кассе-

Собрано наличными(Таран.Т.И)-

Собрано наличными (Ивановым.А.Н)-

Израсходовано средств:

Заработная плата-

Электроэнергия-

Вывоз мусора-

Прочие расходы(расшифровать).

2.Просьба сообщить о ходе выполнения работ ООО Геокарт и конечной цели этих работ.Кто будет собственником земель общего пользования? И в какие сроки намечено закончить эти работы? Где в настоящее время находятся документы на приватизацию земель общего пользования?

3.Необходимо начать работу с должниками через юриста(подготовить форму уведомления) и начать рассылать должникам и садоводам не обрабатывающим свои участки уведомления о лишении их прав на эти участки.За нарушение устава.К отдельным членам СНТ,нарушающим устав применить судебное воздействие.

4.Для сайта необходимо прислать устав в пдф., а также все действующие договора со сторонними организациями.И другие документы для информированности членов СНТ.

5.Почему до садоводов до сих не доведён Финансовый план- смета на 2016 год.?

6.Налоги за землю,уплаченные садоводами ранее необходимо возвращать,если его оплачивали дважды.(в налоговой инспекции и в членском взносе).Размер земельного налога в 360 тыс.надо срочно сокращать, а потом делать расчёты.В садоводстве 300 участков в собственности.

7.С января 2016 надо перейти на оплату электроэнергии по тарифам ЛО, по 1 тарифным счетчикам и по 2 тарифным день и ночь:3.55 руб/кВт.одноставочный тариф,3..71 руб/кВт- 2 -х ставочный день и 1.8руб/кВт.-ночь.

8.Финансовый план-смета на 2016 год,предложения членов правления:

П.1.7 .1 сметы поставить S= ,Бетономешалки, бензотримера – вычеркнуть.

П.2.1.1 Налог на земли общего пользования.Узнать в налоговой инспекции сколько нужно платить?

П. 2.4 Вводить нельзя до окончания судебных разбирательств.Все должно остаться по старому.Увеличивать расходы на бухгалтерию, также не следует.

П.2.6 .2 Вырубка деревьев-убрать.Оставить: Расчистка ……

П.2.6.5.Указать на каких дорожках:

П.2.6.8. Исключить.

П.2.6.11 Обустройство поста охраны с оборудованием гостевой площадки,согласовать сумму и подтвердить все расходы.

П.2.6.12 Уточнить что будет сделано?

П.2.7.3 50 тыс.руб.

П.2.7.4 после ведра доб. светоотражающие жилеты, шланг всасывающий для помпы.

П.2.7.5 + ревун для поста охраны. 5 +1=6 тыс.

П.2.7.6. Посл абз. Въезд на Западную дорожку.

П.2.7.8 100 тыс.руб.

9.Необходимо выслать на [email protected] данные в электронном виде, как и обещалось,об оплате садоводами взносов в 2015 г. через банк Открытие,для корректировки списка должников на сайте.

10.Определить на плане места для дополнительных пожарных водоёмов, где нет номеров участков,а также проставить на плане названия безымянных дорог,Розу ветров, пост охраны,гостевую парковку,огороды, спортивную и детскую площадки,скважины.

11.Для сайта просьба сообщить показания электросчетчиков за ноябрь 2015 г и январь 2016 (день/ночь),а также суммы оплаты за эти месяцы.И др. Имеющиеся данные.

12.Когда начнётся оплата членских взносов и электроэнергии через Сбербанк и уйдём от сбора наличных средств как было объявлено садоводам?Объяснить причину?

13.Почему председатель не исполняет решение правления и МЧС о приобретении пожарной сирены?Вопрос был решён на правлении в сентябре 2015 года.

14.Члены правления категорически запрещают председателю лично осуществлять сбор денежных средств с садоводов,а также без общей ведомости, где должны стоять подписи всех вносивших взносы в этот день и за что? Ведомость публикуется на сайте.

15.Вернуть ключ от электрощита зам. Председателя и предоставить ключ – члену правления,ответственному за энергетику.У кого находятся ключи от электрощита должны знать все садоводы.Все данные о расходовании электроэнергии ежемесячно должны публиковаться на сайте. 16.Обязываем председателя правления все назначения на должности в СНТ согласовывать с правлением.Это решение можно оспорить на общем собрании членов СНТ.

Ожидаем ответа до 25 февраля 2016 года. Члены правления А.В.Жохов, А.В.Казаков, В.В. Костин или 2/3 членов правления.

@Данный материал публикуется в связи с не предоставлением председателем правления Ивановым.А.Н отчета о расходовании денежных средств садоводов по требованию членов правления.

Н.А. Мацепуро, юрист

Готовая инструкция для подотчетника

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководител яст. 137 ТК РФ .

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтери ю. Выглядеть оно может, например, так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Выдать под отчет
3000 рублей на срок 10 дней
02.04.2012

Заявление

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.

Е.А. Куликов

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты - это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012

ИНСТРУКЦИЯ
для подотчетных лиц

1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней.Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сам ист. 22 ТК РФ ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договор уп. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ - в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работнико мст. 2 , п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ :

1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т. п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т. п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

Документ	На что обратить внимание в документах
Товарный чек	Чек обязательно должен содержат ьп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ : наименование документа и дату его составления; наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя); перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены; должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека	Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также: порядковый номер документа; ИНН продавца; фамилия и инициалы лица, оформившего документ
БСО	Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)	В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис»
Счет-фактура	В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис» В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу...») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка - например, продукты питания, строительные материалы и т. д.
Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1)	Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено»)
Справка о покупке или продаже валюты	Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не обязательн ап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И
Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя	В договоре должны быть указаны ф. и. о. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи - наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения и срок аренд ып. 1 ст. 454 , ст. 606 , п. 3 ст. 607 , п. 1 ст. 779 ГК РФ )
Расписка физлица-непредпринимателя	Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф. и. о. и паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.4. Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней. В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из кассы перерасход.Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения им перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему компенсацию за задержку возмещения перерасхода

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Заявление

Прошу утвердить авансовый отчет № 11 от 02.04.2012 и возместить перерасход в сумме 3000 руб., истраченных на покупку канцелярских товаров.

Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Е.А. Куликов

Скачать инструкцию для подотчетных лиц в электронном виде вы можете: → раздел «Формы»

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после - ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.