Письмо работнику забрать трудовую книжку. Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: как составить, выслать по почте, образец заполнения. Порядок составления уведомления

Основной документ, используемый для фиксации истории трудовой деятельности и сопутствующих фактов – трудовая книжка. Правила внесения в нее информации строго регламентированы, поскольку содержание напрямую влияет на расчет стажа и пенсии. Также есть требования к хранению книжек и их выдаче. При увольнении работнику отдают этот документ на руки. Если по каким-то причинам сотрудник не забирает его, то нужно составить уведомление о явке за трудовой книжкой (образец см. в конце статьи).

Особенности документа

Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.

В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.

Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.

Выдача при увольнении

Если сотрудник увольняется, ему положено выдать причитающиеся остатки денежных средств, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями. При этом отметки должны быть заверены определенным образом:

• подписью должностного лица;
• печатью организации (если есть в принципе);
• росписью самого владельца книжки.

Обычно в день увольнения сотрудник получает книжку и уходит, но достаточно часты случаи, когда работник отказывается забирать документ из-за конфликта с организацией.

ВНИМАНИЕ

Невыдача книжки считается нарушением и может повлечь негативные последствия, поэтому если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, нужно принять соответствующие меры.

В законодательстве указано, что предприятие в подобной ситуации обязано составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, выслав его заказным письмом. Невыдача или задержки грозят существенными санкциями, поэтому подобные действия обязательны.

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в . Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных .

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Читайте также: Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок , это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Уведомление – вид документа, который характеризует официальную передачу сведений о чём-либо. Сопровождает многие юридические процедуры.

В ситуации, когда работник не желает забрать трудовую книжку при увольнении, выступает в роли напоминания о необходимости забрать документ с прошлого места работы.

Уведомление играет двоякую роль. Для уволившегося лица оно служит предупреждением о необходимости получить документ, играющий существенную роль в дальнейшем трудоустройстве.

Вероятны случаи, когда граждане действительно забывают о том, что не получали трудовую. Так же нередко увольнению предшествовала суматоха, в которой они просто упустили из виду данное действие. После получения уведомления они могут:

• подойти за получением документа;
• послать запрос о пересылке документа почтой.

Ещё более важно отправление уведомления для работодателя: этим действием он констатирует факт добросовестного отношения к процедуре увольнения, что позволит избежать правовых последствий в случае возникновения трудового спора.

Нередки случаи мошенничества со стороны бывших работников, которые требуют материального или морального возмещения за задержку трудовой.

Цель составления уведомительного оповещения – предупредить бывшего работника, или напомнить таковому об ответственности за принадлежащий ему документ. Так же это действие по делегированию ответственности работодателя – владельцу книжки.

Уведомление составляется в следующих случаях:

1. если увольняемый работник принципиально не получил документ в последний рабочий день.
2. Если лицо уволено по инициативе работодателя за прогулы и отсутствовало на рабочем месте по неуважительной причине.
3. Когда владелец трудовой работает в филиале, в том числе – за пределами города.
4. В иных ситуациях, когда работник не получил трудовую в последний рабочий день или на протяжении последующих двух дней.

Если назавтра после увольнения, книжка не получена, допускается устное напоминание:

• по телефонному звонку;
• через сотрудников – друзей или соседей.

Так же допускается передача уведомления по электронной почте.

На третий день требуется обязательно оформить документ на бумажном носителе, в официальном виде, удостоверив подписью работодателя или лица, уполномоченного на выдачу трудовых, и передать его владельцу книжки.

Сроки и нормы передачи уведомления ориентируются на нормы статей 62 , , , 127 и т.п. А так же – на Правила № 225 , утверждённые ПП РФ 16.04.03 г.

ТК РФ, Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу?

Составление этого документа не подчиняется особому регламенту, трудовое законодательство не указывает на особенности его оформление.

Основными критериями являются:

• письменная форма;
• вид официальной бумаги;
• удостоверение уполномоченным лицом;
• текст сообщения.

Его можно составить на фирменном бланке организации, или поставить штамп организации, с её реквизитами. Если это невозможно, или по усмотрению работодателя – в верхней части листа следует вписать наименование предприятия или компании.

В правой верхней части, под наименованием организации указываются:

• Ф.И.О. владельца книжки;
• его бывшая должность.

Строкой ниже, посередине листа вписывается наименование настоящего документа: «Уведомление». Ниже располагается основной текст. Он составляется в свободной форме и может иметь следующую формулировку: «Настоящим уведомляем Вас о необходимости срочно подойти в отдел кадров для получения трудовой книжки лично, или передать письменное согласие на её пересылку, с указанием адреса получателя».

После основного текста следует подпись ответственного лица и печать отдела кадров.

Если речь идёт о работнике индивидуального предпринимателя, у которого отсутствует кадровая служба, он оформляет документ самостоятельно, собственноручно расписывается и ставит свою печать.

Текст уведомления может исходить из конкретной ситуации и отражать её специфику, что допускает замену «подойти» на «отправить доверенное лицо» и т.п., если документально зафиксирован факт невозможности личного прибытия уволившегося работника.

Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а второй отправляется адресату.

Регистрация документа

Составленное сообщение требуется зарегистрировать, чтобы оно имело полностью правоспособный вид.

При регистрации документ вносится в соответствующий журнал исходящей корреспонденции. В результате сведения о документе вносятся очередным порядковым номером и датой составления, которая не должна быть позже, чем три дня, отсчитываемые от последнего рабочего дня владельца книжки.

При регистрации адресатом выступает уволившийся, которому требуется получить документ.

Здесь указывается его фамилия с инициалами и домашний адрес, извлечённый из личного дела или иного информационного банка с кадровыми сведениями о сотрудниках.

Регистрационный (порядковый) номер исходящего документа и дата его регистрации в учётных записях кадрового делопроизводства вносятся в верхнюю часть уведомления.

Как правильно отправить?

Отправление уведомления обязательно должно подтверждаться официальным документом или подписью владельца книжки. Поэтому его недопустимо просто бросить в почтовый ящик адресата, передать через знакомых сотрудников или иных третьих лиц.

Правоспособной процедура передачи может считаться в следующих случаях:

1. подойти лично по адресу проживания бывшего работника с двумя экземплярами документа, в одном из которых он сделает личную подпись: «получено мною лично», с указанием даты и подписью. Подписанный экземпляр остаётся у работодателя, а второй передаётся владельцу трудовой.
2. Передать документ через курьерскую службу, с официальным оформлением документации.
3. Переслать заказным письмом Почтой РФ, с уведомлением о получении.

Если уведомление пересылается по почте, то предварительно нужно сообщить содержание текста по сотовой связи или электронной почте, чтобы избежать обвинений в нарушении сроков. Для подтверждения достаточно факта совершения звонка или скриншота электронного сообщения.

Для эффективного проведения данной процедуры, работодатель заведомо должен иметь в своей базе все контактные данные своих сотрудников.

Что делать, если сотрудник проигнорировал уведомление?

Главная задача работодателя – уведомить бывшего работника о необходимости получить книжку.

После того, как им получено подтверждение о передаче уведомления владельцу трудовой, он должен продолжать хранить трудовую.

Возможно бывший сотрудник получит ее позже, когда у него появится необходимость устроиться на работу и забрать документ.

После надлежащего оформления и отправления уведомления, работодатель обязан её хранить до момента вручения работнику лично или его представителю по нотариально удостоверенной доверенности, независимо от того, когда он обратится за её получением.

Если владелец трудовой пришлёт официальное согласие или заявление на пересылку документа – отправить заказным письмом.

Если он так и не запросит свой документ – хранить трудовую книжку следует отдельно от остальных, в течение 75 лет.

Заключение.

Если трудовая книжка не получена, работодателю нужно принять меры к уведомлению её владельца о том, чтобы он её обязательно получил, или дал письменное согласие на пересылку по почте.

Трудовая книжка – это самый важный документ для работающего гражданина.

Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить .

Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя. Однако наниматель не может просто кем-то передать трудовую книжку, он обязан выдать ее в соответствии с установленными законодательными нормами. А результатом передачи бланка должно стать уведомление о получении трудовой книжки.

В соответствии с установленными нормами трудового законодательства при расторжении рабочих взаимоотношений наниматель обязан:

1. Рассчитать все компенсационные выплаты и невыплаченную ранее заработную плату и выдать все подсчитанные суммы в последний рабочий день.
2. В последний день работы отдать увольняемому трудовую книжку на руки.

Выдача бланка фиксируется в специальных журналах и производится пол личную подпись увольняемого. Но что делать, если он не явился за бланком или в силу ряда причин просто не может забрать его?

Не получение работником книжки

Невыдача документа в последний рабочий день увольняемому считается нарушением трудовых норм и может обернуться для работодателя серьезными последствиями. Очевидно, что не в интересах нанимателя препятствовать получению этого бланка. Но что делать, если уволенный сам его не забирает?

Разберем причины, по которым уволенный человек может в установленный день не явиться за данным документом:

1. Увольнение припало на время больничного. То есть решение было принято ранее, но сам последний день работы припал на время нетрудоспособности.
2. Работник ушел в , без необходимости выхода на работу по его окончании.
3. Сотрудник уволен за прогулы и не является для оформления документации.
4. Иные причины.

В любом случае передача документации должна произойти обязательно.

Даже если уволенный не в состоянии сам приехать за бланком, он вправе отправить своего уполномоченного представителя для его получения.

Но если уволенный не принимает никаких шагов для получения, то вся ответственность по выдаче ложится на плечи нанимателя.

Любое произведенное работодателем действие должно иметь документальные подтверждения, именно поэтому о необходимости забрать трудовую книжку составляется письменно и оформляется с соблюдением особых норм и правил.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку готовится сотрудниками кадрового отдела. Для его написания не установлено каких-то обязательных бланков, и оно может быть написано в произвольной форме, либо организация разрабатывает свой собственный бланк для внутреннего использования.

В извещение прописывается следующая информация:

1. Наименование организации.
2. Его номер и дата составления.
3. ФИО уволенного.
4. Адрес получателя.
5. Название бланка.
6. Просьба о необходимости получить трудовую книжку.
7. Указание причины увольнения.
8. Дата последнего дня работы.
9. Предложение об отправке согласия на высылку по почте при невозможности явки.

Бланк подписывается начальником отдела кадров с проставлением его ФИО.

С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.

Способы отправки работнику

Если расторгший отношения гражданин не явился в последний день работы в организацию для получения трудовой книжки, то уже на следующий день нанимателю необходимо принимать меры для выдачи бланка работнику иным путем. Меры считаются принятыми, как только уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать личный документ будет составлено и отправлено. Отправлять извещение стоит почтой, но только заказным письмом. Такой способ отправки позволяет отследить доставку уведомления и его получение. Ведь зачастую вместе с работой, человек меняет и место жительства, а возврат заказного письма уведомит организацию о смене адреса уволенным.

В самом уведомлении гражданину предлагаются различные варианты для получения бланка на руки. Самым простым и удобным для организации является , но данный метод не единственный. Гражданин может выбрать возврат способом пересылки трудовой книжки. Для этого он должен в произвольной форме написать заявление-согласие на высылку документа заказным письмом на указанный адрес.

Только после получения письменного согласия работодатель имеет право переслать книжку владельцу, но не раньше.

Расписка в получении книжки

По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся , именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена. В этом случае в журнал вносятся сведения о заказном отправлении с уведомлением. В уведомлении проставляется личная подпись владельца книжки при ее получении от почтальона. Документ может передаваться курьером. В этом случае с владельца берется расписка о получении бланка.

Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения. Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию. В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

• первичное трудоустройство;
• порча;
• потеря.

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней . Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения ( , ), Федеральных законов.

Внимание! При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи. Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

• реквизиты компании ;
• личные данные уволенного ;
• причину обращения ;
• подпись работодателя .

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

• с какого числа прекращены трудовые отношения;
• почему (со ссылкой на нормативный акт);
• мотивацию необходимости забрать персональный документ.

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения. В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

1. Объективные , не зависящие от работодателя и работника:
   – болезнь уволенного работника;
   – смерть;
   – отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);
   – стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
2. Субъективные : личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

1. Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
2. Фамилия, имя, отчество получателя.
3. Адрес регистрации получателя.
4. Регистрационный номер и дата исходящего документа.
5. Обращение к получателю по имени, отчеству.
6. Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
7. Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
8. Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
9. Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
10. Личная подпись работодателя.

Внимание! Варианты оповещения могут иметь отличия в пункте 7, где указываются причины прекращения трудовых отношений. Остальные пункты остаются неизменными, обязательными для всех извещений.

Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного работника причинам или по его желанию.

Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику. Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет .