Законодательные и нормативные правовые акты методические. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом. Требования к разработке унифицированных форм документов
Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует :
Правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.
Составляющими нормативной базы делопроизводства являются :
Законодательные и правовые акты Российской Федерации;
- государственные и отраслевые стандарты;
- нормативные документы;
- государственные и отраслевые классификаторы;
- Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ);
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся :
Законы Российской Федерации;
- указы и распоряжения Президента;
- постановления и распоряжения Правительства;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств,
комитетов, служб, агентств и других) - как общественного, так
и ведомственного характера;
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти
субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы
делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.
Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов .
Федеральный закон от 27
июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной
регистрации».
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной
отрасли».
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября
2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти».
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная
система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных
Федеральной архивной службы России».
Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы , а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.
В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства :
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов.
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки
электронной цифровой.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения.
- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и
определения.
Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов .
- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Нормативная часть этого документа содержит:
a) нормы затрат времени
на работы по документационному обеспечению управления (обработку,
регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение
карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию,
создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за
сохранностью и т. д.).
- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций . Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
a) нормы времени на
работы по документационному обеспечению управления (разработку
должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных
форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной
архивной технологии работы (составление статистических отчетов,
выполнение запросов по поиску документов и т. д.).
Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.
По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы :
Общероссийский
классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций
(ОКПО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов (ОКПДТР).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.
- Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:
a) состав управленческих
документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих
документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и
машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих
документов.
- Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:
a) документооборота
организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по
документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на
хранение.
- Механизация и автоматизация работы с документами .
- Организация службы документационного обеспечения управления .
Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.
На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит :
Общие
положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих
документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное
хранение.
Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства
В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.
Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:
- Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
- Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:
- "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
- "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
- "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".
Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016
Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".
Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:
- состав реквизитов документов и бланков;
- правила их оформления реквизитов документов и бланков;
- виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
- правила создания документов.
Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016 |
Новшества ГОСТ 7.0.97-2016 |
|
---|---|---|
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют |
Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. |
|
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа |
Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа. |
|
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны |
||
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним |
||
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см |
||
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала |
||
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см |
||
Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом |
||
Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. |
Разработка нормативных документов по ДОУ
Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.
Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.
Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.
Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.
Литература
- Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
- Конституция Российской Федерации
- Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
- Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"
Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Положения стандарта определяют:
состав реквизитов документов,
требования к оформлению реквизитов документов,
требования к бланкам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
В решении задач по совершенствованию документирования и документального обеспечения большое значение имеет Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД).
Основные положения ЕГСД приобретают особое значение в период внедрения АСУ, здесь главным носителем информации является документ. С целью создания оптимальных условий для машинной обработки информации проведена стандартизация и унификация документов.
Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.
Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги.
В настоящее время разработаны унифицированные системы документации (УСД) - организационно- распорядительная, плановая, первично- учетная и т.д. Они используются в организациях для всех органов управления с целью получения необходимой информации для учета, планирования, управления и т.д.
Документы содержат определенные данные - реквизиты (название документа, индекс, дата, текст, подпись и т.д.). Реквизиты документов подразделяются на обязательные (текст, подпись) и необязательные (заголовок, печать). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.
Существует 2 варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Главным в любом документе является текст, его содержание. Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, предложения должны быть простыми.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.
Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
делопроизводство документ архив оформление
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.
Классы с 60 по 79 включены не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.
Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.
Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.
Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Отнесение документов к той или иной группе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:
- * организационно-правовая документация;
- * плановая документация;
- * распорядительная документация;
- * информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- * отчетная документация;
- * документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- * финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
- * документация по материально-техническому обеспечению;
- * договорная документация;
- * документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Вся совокупность этих видов документов и составляет ОКУД.
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, -- это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
- * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
- * установление ее структуры;
- * определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
- * регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
- * формирование совещательных органов управления;
- * регламентацию деятельности аппарата управления;
- * лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
- * установление режима работы и системы охраны;
- * организацию труда работников и оценка труда работников;
- * реорганизацию;
- * ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения -- в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов -- наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой -- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.
Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Практическое задание
- 1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
- - ООО «Дружба», образована в 2002 г и является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе Уставе определены основные цели и виды деятельности общества. ООО «Дружба» специализируется по дизайну помещений, составление архитектурных планов, смет и т.д.
2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления.
Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого тру да и охране труда;
Канцелярия. Основными функциями секретариата являются:
- - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,
- - регистрация документов,
- - машинописные работы,
- - распределение телефонных звонков,
- - отправка документов,
- - информационно-справочная работа с документами;
- - снабжает канцелярскими принадлежностями;
- - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
- - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
- 3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
Общие положения.
Правила подготовки и оформления документов.
Требования к реквизитам документов.
Организация документооборота
Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
Организация контроля исполнения документов.
Поисковая система по документам.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел.
Экспертиза ценности документов.
Передача дел в архив
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:
- - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
- - Входной контроль и регистрация технической документации;
- - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
- - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
- - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
- - Документальная подготовка сдачи объекта;
- - Оформление и согласование проектов технической документации;
- - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
- - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
- - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
- - адрес отправителя;
- - время отправки и получения документа;
- - при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Схема движения входящих документов |
1. Прием документов - канцелярия |
2. Вскрытие - канцелярия |
3. Сортировка - канцелярия |
4. Регистрация - канцелярия |
5. Передача на рассмотрение руководству - канцелярия |
6. Рассмотрение руководством архитектурный отдел, директор |
7. Получение от руководства рассмотренных документов - архитектурный отдел, директор |
8. Фиксация резолюции - архитектурный отдел, директор |
9. Постановка на контроль - архитектурный отдел, директор |
10. Передача в подразделение - канцелярия |
11. Получение документа подразделением - канцелярия |
12. Регистрация документов - канцелярия |
13. Рассмотрение руководством подразделения - соответствующее структурное подразделение |
14. Фиксация результатов рассмотрения - канцелярия |
15. Передача на исполнение - соответствующее структурное подразделение. |
6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- - составление проекта документа исполнителем;
- - проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- - согласование проекта документа;
- - подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
- - регистрация документа;
- - отправка документа адресату;
- - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).
Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:
- - формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
- - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- - получение информации о ходе и результатах исполнения;
- - занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
- - регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
- - снятие документов с контроля по указанию руководителя.
Заключение
Отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция, по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления создает необходимость в разработке целого ряда документов - инструкции по делопроизводству, внутреннему распорядку и некоторых других, так же необходимо установить точную номенклатуру дел и распределение обязанностей, так же нужно расширить канцелярию.
Список литературы
- 1. А.Ю.Чуковенков, В.Ф. Янковая Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2004.
- 2. В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др. Делопроизводство. Образцы, документы организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2-е издание.-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2005.
- 3. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 1995..
- 4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.
Понятие служебный документ (деловая бумага ) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.
Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность , исключающая возмозможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.
Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативную базу делопроизводства составляют:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные системы документации;
- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством , которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.
Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Требования стандарта являются рекомендуемыми
.
2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.
3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства.
5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.
6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ".
Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
Из статьи вы узнаете:
- какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
- что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
- какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
- в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.
Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Перечень нормативных документов по делопроизводству
Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
- Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
- Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
- ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
- ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
- ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Основные нормативные документы по делопроизводству
Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
Изменения нормативных документов по делопроизводству
Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.
В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.