Расхождения при приемке товара. Оформление акта о расхождении при приемке товара Оформление документов при приемке товаров с расхождениями
Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на и налогообложение ?
Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.
Фиксируем недостачу
Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, - зафиксировать это
. Для этого есть унифицированные формы:
- акт по форме N ТОРГ-2 - оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
- акт по форме N ТОРГ-3 - оформляется при приемке импортных товаров;
- акт по форме N М-7 - оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.
Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).
В товарных накладных можно написать: "Составлен акт N __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара".
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом
произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию
и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ).
В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара;
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.
Учитываем налоговые аспекты недопоставки
Последствия для покупателя
По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет - в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.
Последствия для поставщика
Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.
Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете
Учет у покупателя
Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму "задолженности" за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 "Расчеты по претензиям" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.
Пример . Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет
Условие
30 марта по накладной N 165 в адрес ООО "ТД "Мечта" были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача - 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.
Решение
Бухгалтер ООО "ТД "Мечта" принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.
|
DVD-диски приняты к учету |
41 "Товары" |
60 "Расчеты с |
|
|
Отражена сумма НДС со |
19 "Налог |
60 "Расчеты с |
|
|
НДС принят к вычету |
68 "Расчеты по |
19 "Налог на |
|
|
Сторно |
41 "Товары" |
60 "Расчеты с |
|
|
Сторно |
19 "Налог на |
60 "Расчеты с |
|
|
Сторно |
68 "Расчеты по |
19 "НДС по |
|
|
|
|||
|
Стоимость |
76-2 "Расчеты |
60 "Расчеты с |
|
|
Задолженность перед |
60 "Расчеты с |
76-2 "Расчеты |
|
Учет у продавца
Недопоставка, обнаруженная при приемке товара, особых затруднений не вызывает - вам нужно сразу сделать в учете записи на сумму реально поставленных товаров. А как быть, если недопоставка обнаружена уже после приема товара?
Ситуация 1
. Недопоставка выявлена после окончания отчетного периода, но до конца календарного года
. В этом случае потребуется отсторнировать излишне начисленные суммы дохода, НДС и себестоимость продаж.
Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной после принятия товара покупателем, но до окончания отчетного года
Условие
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, себестоимость одного диска составляет 150 руб.
Решение
В бухгалтерском учете поставщик делает следующие записи.
|
DVD-диски приняты к учету |
41 "Товары" |
60 "Расчеты с |
|
|
Отражена сумма НДС со |
19 "Налог |
60 "Расчеты с |
|
|
НДС принят к вычету |
68 "Расчеты по |
19 "Налог на |
|
|
Сторно |
41 "Товары" |
60 "Расчеты с |
|
|
Сторно |
19 "Налог на |
60 "Расчеты с |
|
|
Сторно |
68 "Расчеты по |
19 "НДС по |
|
|
К книге покупок за I квартал составлен дополнительный лист, в котором |
|||
|
Стоимость |
76-2 "Расчеты |
60 "Расчеты с |
|
|
Задолженность перед |
60 "Расчеты с |
76-2 "Расчеты |
|
Ситуация 2
. Недопоставка обнаружена в следующем отчетном году, когда отчетность за прошлый год, в котором были отгружены товары, уже составлена, утверждена собственниками и сдана
.
В этом случае сумму завышенных доходов от реализации нужно откорректировать через отражение прочих расходов, а себестоимость - через прочие доходы (Пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н; п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Корректировки вам нужно отразить датой признания претензии (Пункт 9 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н).
Примечание
Для существенных ошибок установлен свой порядок исправления. Но вряд ли корректировка данных по недопоставке будет столь существенна.
Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной по окончании года и после составления бухгалтерской отчетности
Условие
Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, товар был поставлен покупателю 25 декабря 2010 г. Из-за территориальной отдаленности покупателя претензия получена поставщиком только 5 апреля 2011 г. и признана им 8 апреля 2011 г.
Решение
Проводки по реализации товара не приводятся, поскольку они будут такие же, как в предыдущем примере.
|
Отражен убыток прошлых |
91-2 "Прочие |
62 "Расчеты с |
|
|
Уменьшен ранее |
68 "Расчеты по |
91-1 "Прочие |
|
|
Отражена прибыль прошлых |
41 "Товары" |
91-1 "Прочие |
|
Обратите внимание на то, что поставщик товара (в отличие от покупателя) счет 76-2 "Расчеты по претензиям" в рассматриваемой ситуации не может использовать. Задолженность покупателя до момента признания претензии продолжает числиться на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Отражение в учете недопоставки, выявленной сразу при приемке товара, каких-либо трудностей у вас не вызовет, потребуется лишь откорректировать счета-фактуры. Поэтому попросите своих складских работников быть более внимательными именно при получении товара. Чем тщательнее будет организована его приемка, тем больше вероятность, что впоследствии исправления в учет и отчетность вносить не придется.
В программе существует возможность в момент поступления товара зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах нашего поставщика. После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшийся излишки можно отнести на прочие доходы. На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим документом, то можно оформить акт о приеме товара (унифицированная форма ТОРГ-1).
Как зарегистрировать факт расхождения при поставке товаров?
Следует обращать внимание на тот факт, что программа контролирует количество товаров, поступивших по заказу. Если фактически принято больше товаров, чем указано в заказе поставщику, то программа не сможет провести данный документ.
В этом случае строку с товаром следует разбить на две строки: товар, поступивший сверх заказанного количества, следует указать отдельной строкой. Предусмотрена команда для автоматического разбиения строк.
Товар, поступивший сверх заказа, будет отмечен в строке соответствующим признаком (сверхзаказа). В соответствии с приведенным примером поставщик недопоставил нам товаров на сумму 67 280 рублей.
Информацию о сумме расхождений мы сможем увидеть не только в форме документа, но и в списке документов поступления. По результатам расхождений оформляются документы Акт приемки товаров и Акт о расхождениях.
Прием товара: если выявлены расхождения по количеству
В случае обнаружения несоответствия товаров условиям договора покупатель обязан составить акт по форме N ТОРГ-2 или по форме N ТОРГ-3, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132). Если речь идет о российском товаре, то применяется форма N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», если об импортном, то применяется форма N ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными Постановлением N 132, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.
Недопоставка товара и ответственность за нее
Если была допущена счетная ошибка и товары фактически были отгружены в меньшем количестве, чем по документам, поставщик просто исправляет учет в соответствии с выявленными ошибками (корректируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС, остатки товаров по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль). Если же товары были отгружены в том количестве, которое было указано в документах, а впоследствии в силу определенных причин утеряны (к примеру, украдены в процессе перевозки), то они не считаются использованными в хозяйственной деятельности продавца.
В силу данных обстоятельств сторнируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС (отсутствует факт поставки), но одновременно исключаются и валовые расходы с налоговым кредитом по НДС, которые приходятся на эти товары. При получении компенсации от виновного лица возмещение прямого ущерба не включается в валовые доходы продавца по п.п.
Контроль расхождений при оформлении поставок товаров
Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад). Рассмотрим порядок действий пользователей при оформлении поставки по каждому из этих вариантов.
1-й вариант.
Инфо
Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад) В документе Поступление товаров и услуг на странице Товары по факту заполняется информация о товарах, которые фактически поступили на склад. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с ранее заполненным заказом поставщику или вручную.
При заполнении информации о фактически принятом товаре менеджер может использовать сканер штрихкодов или терминал сбора данных. Предусмотрена также возможность использования электронных весов для взвешивания весового товара.
Регистрация расхождений при поставке товаров
Закона о налоге на прибыль. Заметим, что на практике при выявлении факта недостачи стороны иногда договариваются о замене ранее выписанной налоговой накладной на меньшую сумму. Однако если факт наличия недостачи фиксируется документально, то вариант замены документов неприемлем.
Внимание
Ведь в этих случаях товар приходуется, как правило, на основании двух документов - накладной и акта о выявленной недостаче. Соответственно, «подкорректированная» налоговая накладная заведомо будет означать, что этот документ был выписан не на дату возникновения налоговых обязательств, а позже, и соответственно, возможны претензии в части признания по нему налогового кредита.
Поэтому для покупателя важно в таких случаях потребовать от продавца именно выписки Расчета корректировки к налоговой накладной. Бухгалтерский учет сверхнормативных недостач Учет у покупателя.
Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар 947 644 30 - - 11. Осуществлена допоставка товара 685 702 240 200 - 12. Отражены налоговые обязательства по НДС 702 643 40 - - Вариант 2. На сумму недостачи уменьшается количество поставленного товара по договору 7.
Составлен акт о недостаче товара 704 685 240 -200 - 8. Отсторнирован НДС в части недопоставленного товара (сторно) - - - - 9.
Откорректированы расходы в части себестоимости недопоставленного товара (сумма условная) - -150 947 281 150 - - 10. Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар 947 644 30 - - 11.
Возвращена предоплата покупателю 685 311 240 - - Если выявлен сверхнормативный излишек О наличии сверхнормативного излишка покупатель обязан сразу же оповестить поставщика и возвратить ему лишний товар (ч. 2 - 3 ст. 670 ГКУ).
Расхождение количества товаров по документам и по факту
Суды накопили достаточно прецедентов, связанных с недопоставками, поэтому сложилось следующее ее определение. Недопоставка товаров – это нарушение поставщиком прописанных в договоре поставки или в других товаросопроводительных документах условий относительно объема фактически доставленного товара.
Иными словами, на склад покупателя прибыло меньше товара, чем было указано:
- в договоре поставки;
- в счете-фактуре;
- в накладной и др.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! По имеющемуся судебному прецеденту к недопоставке относят также отсутствие возможности совершить выборку товара, если в этом виновен поставщик. Не относится к недопоставке задержка с привозом всего товара или его очередной партии – такое нарушение называется непоставкой.
После того как товар по фактическому количеству приняли на склад, менеджер по закупкам может приступать к оформлению документа Поступление товаров и услуг. Документ может быть оформлен следующим образом:
- Если склад не автоматизирован (у кладовщика отсутствует компьютеризированное рабочее место), то перед поступлением товара менеджер предварительно передает на склад в бумажном виде распоряжение о приемке товара.
В случае поступления товара по заказу поставщику таким распоряжением может являться распечатанный бланк заказа. Если заказ не использовался, то распоряжением для приемки могут являться копии сопроводительных документов поставщика.
Склад в процессе приема товара ставит в распоряжении отметки о фактическом количестве принятого товара.
Законодательное регулирование случаев недопоставки Поскольку недопоставка – это нарушение условий договора, юридически она подпадает под требования к договорам купли-продажи, поскольку является их разновидностью. Эти договора проходят по ведомству гл. 30 ГК РФ (параграф 3 «Купля-продажа»). П. 5 ст. 454 ГК РФ подтверждает, что договор поставки относится к купле-продаже по умолчанию, если в его тексте не предусмотрены другие особенности. В гл. 30 ГК РФ недопоставка регламентируется ст. 511 и 512.
Возмещение убытков вследствие недопоставки пострадавшая сторона может осуществить в соответствии с п. 1 ст. 393 ГК РФ. Если недополученный товар был оплачен заранее, кроме возврата денег, могут быть взысканы и проценты – эту норму предусматривает ст.
395 ГК РФ. Односторонний отказ от договора поставки обосновывается в пп. 1, 2 ст. 523 ГК РФ.
В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности (ст. 506 ГК РФ). Количество, ассортимент и качество таких товаров определяются договором. Но возможна ситуация, когда при приемке товаров выявлено расхождение с данными сопроводительных документов или условиями заключенного договора. В этом случае покупатель составляет акт расхождения при приемке товара по качеству или количеству. Как составить такой акт, расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.
Кто и когда составляет акт о расхождении
Акт о расхождениях при приемке товаров составляется созданной для этого комиссией, в которую включаются представители покупателя и представитель стороны, передавшей товары покупателю (например, перевозчик). Желательно в указанную комиссию включить и представителя поставщика. Предполагается, что акт расхождения при приемке товара составляется в момент выявления такого расхождения при приемке товаров. Однако возможно, что такое расхождение будет выявлено и позже. На порядок актирования расхождений это не повлияет. В то же время, необходимо учитывать, что акт о расхождении будет являться основанием для последующего предъявления претензии поставщику или перевозчику в связи с или выявленным . И если договором не предусмотрено право покупателя предъявлять претензию в связи с последующим выявлением расхождений, а такое расхождение могло быть установлено при приемке, взыскать потери с поставщика или перевозчика при запоздалом выявлении расхождений вряд ли получится.
Форма акта расхождений при приемке товара
Обязательной для всех формы акта, которым бы оформлялось выявленное расхождение при приемке товаров, нет. Поэтому организация составляет такой акт в произвольной форме. Конечно, если договором не предусмотрено применение строго определенного бланка.
В этом акте необходимо указать сущность выявленного расхождения, при возможности дать его количественную и суммовую оценку.
К слову, акт расхождения по количеству может быть оформлен по аналогии с актом о недостаче товаров, форму которого мы приводили в отдельном .
При разработке акта расхождений может быть также использована, к примеру, форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (
В ООО "Новомет-Сервис" результаты инвентаризации в учете отражаются в том месяце, в котором она закончена, но не позднее декабря месяца отчетного года. В первую очередь несколько слов скажем о процедуре подведения итогов инвентаризации. По завершении инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию. Задача бухгалтера - сверить данные, содержащиеся в инвентаризационной описи, с данными бухгалтерского учета. Результат может быть следующим:
Полное соответствие фактического наличия проинвентаризированных активов и обязательств данным бухгалтерского учета;
Расхождение учетных и фактических данных (так называемые инвентаризационные разницы) - излишки, недостачи или пересортица. По тем ценностям, по которым выявлены расхождения, бухгалтер составляет сличительные ведомости. Типовые формы таких сличительных ведомостей утверждены постановлением № 241. Сличительные ведомости составляются в одном экземпляре и по каждому материально ответственному лицу, отвечающему за сохранность материальных ценностей.
Инвентаризационная комиссия должна выяснить причины возникновения расхождений и провести работу по их урегулированию. Важно обратить внимание на то, что если выявленное расхождение стало следствием учетной ошибки(документ не проведен в учете, неверно оприходованы (списаны) некоторые позиции по накладной, дважды проведен один и тот же документ и т. п.), то эта разница не считается фактическим излишком или недостачей. В налоговом и бухгалтерском учете такое расхождение ликвидируется в порядке исправления ошибок. Основанием для такой корректировки служит бухгалтерская справка. По результатам работы инвентаризационной комиссией составляется протокол инвентаризации, в котором указываются:
Информация о состоянии складского хозяйства;
Результаты инвентаризации и заключения по ним;
Сведения о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, порче ценностей и излишках, и о принятых к ним мерах;
Предложения по урегулированию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, о зачете недостач и излишков по пересортице;
Информация о размерах норм естественной убыли содержится в специальных нормативных документах. Нормы естественной убыли утверждены по каждому виду ТМЦ, используемых в той или иной отрасли (строительстве, торговле, транспорте и т. д.). Предложения по списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач в будущем. Если виновные лица по сверхнормативным потерям не установлены, в протоколеприводятся исчерпывающие объяснения этому. Протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.
Утвержденный протокол и будет являться тем первичным документом, на основании которого будут выполняться записи в бухгалтерском учете.
Недостачи
Как выше было уже сказано, при выявлении недостач инвентаризационная комиссия должна выяснить причины их возникновения.
Если идет речь о недостаче ТМЦ, то при условии, что наличие бухгалтерской ошибки исключено, в первую очередь следует определить, не связана ли эта недостача с естественной убылью. Так, вп. 11.4 Инструкции № 69 указано, что рабочие инвентаризационные комиссии: «вместе с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по списанию недостач в пределах норм естественной убыли». При этом важно учитывать следующие правила при применении норм естественной убыли:
Нормы естественной убыли могут быть применены лишь в случае выявления фактических недостач;
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице;
В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию ценностей, по которому обнаружена недостача;
Если нормы естественной убыли позволяют списать большую сумму, чем сумма выявленной недостачи, то списывается только фактическая сумма недостачи;
При отсутствии утвержденных в установленном законодательством порядке норм убыль ценностей рассматривается как недостача сверх норм. При недостаче ТМЦ сверх норм естественной убыли, недостаче основных средств инвентаризационная комиссия должна выяснить причины недостач и установить виновных в этом лиц. В первую очередь, конечно же, принимают во внимание пояснения материально ответственного лица.
При рассмотрении вопроса «виновности» следует учитывать, что согласно нормам КЗоТ материальная ответственность работника наступает только:
Если ущерб нанесен предприятию в результате нарушения возложенных на работника трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 130 КЗоТ);
За прямой действительный ущерб (ч. 2 ст. 130 КЗоТ);
Если ущерб причинен виновными противоправными действиями (бездействием) работника (ч. 2 ст. 130 КЗоТ);
Если причиненный ущерб не относится к категории нормального производственно-хозяйственного риска (ч. 4 ст. 130 КЗоТ);
Если работник, причинивший ущерб, не находился в состоянии крайней необходимости (ч. 4 ст. 130 КЗоТ).
Инвентаризационной комиссии также следует выяснить, были ли созданы руководителем надлежащие условия для сохранности материальных ценностей (ч. 1 ст. 131 КЗоТ). Если обнаружен факт хищения имущества, следует обратиться с соответствующим заявлением в правоохранительные органы. Если виновное лицо установить удастся, то следующее, что нужно сделать, - определить размер ущерба, подлежащего возмещению. Чаще всего виновниками в недостаче, обнаруженной по результатам инвентаризации, являются материально ответственные лица или другие работники предприятия. Поэтому в вопросе определения размера ущерба/убытков, причиненных предприятию, необходимо, с одной стороны, руководствоваться нормами КЗоТ (так как взаимоотношения, касающиеся предприятия и работника, регулируются именно этим документом), с другой стороны - Инструкцией № 69, как непосредственным документом, регулирующим порядок проведения инвентаризации. В ст. 135 3 КЗоТ, посвященной вопросу определения размера ущерба, причиненного работником, указано, что:
«Размер причиненного предприятию, учреждению, организации ущерба определяется по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа согласно установленным нормам.» В случае хищения, недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материальных ценностей размер ущерба определяется по ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. Также законодательством может быть установлен отдельный порядок определения размера ущерба, подлежащего покрытию, в том числе в кратном исчислении, причиненного предприятию, учреждению, организации хищением, умышленной порчей, недостачей или потерей отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер ущерба превышает его номинальный размер. Инструкция № 69 по поводу расчета размера убытков говорит следующее: Как видим, Инструкция № 69 для определения размера убытков отсылает к Порядку № 116. При этом ныне действующая редакция Порядка № 116 уже не содержит перечень повышающих коэффициентов, обязательных к применению при выявлении потерь тех или иных видов ценностей, как это было раньше. Теперь в п. 2 Порядка № 116 сказано, что размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. В случае определения размера убытков, которые привели к причинению имущественного вреда государству, территориальной общине или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (составном) капитале, размер убытков определяется в соответствии с методикой оценки имущества, утвержденной Кабмином.
Законом об оценке имущества перечислены случаи, когда такая оценка должна проводиться в обязательном порядке. В отношении оценки убытков в ст. 7 Закона указано, что проведение оценки имущества является обязательным при определении убытков либо размера возмещения в случаях, установленных законом. В-третьих, процитированная выше ч. 4 ст. 135 3 КЗоТ говорит о том, что отдельный порядок расчета размера убытков может устанавливаться только в случае обнаружения недостачи отдельных видов имущества (не всех). В-четвертых, в п. 110 Методики № 1891, которая используется при оценке убытков, причиненных государству, указано, что оценка убытков производится без оценщика (т. е. убытки оцениваются самостоятельно) в том случае, если: 1) отсутствуют исходные данные, содержащие информацию о поврежденном имуществе до и после его хищения (недостачи, уничтожения, порчи), кроме данных бухгалтерского учета;
2) нет возможности личного осмотра поврежденного имущества исполнителем оценки, что не позволяет ему получить сведения о состоянии имущества до и после хищения (недостачи, уничтожения, порчи);
3) причинен имущественный ущерб вследствие неправомерных действий с денежными средствами.
Поэтому, по нашему мнению, привлекать независимого оценщика при выявлении инвентаризационных недостач не нужно. Хотя предприятие может это сделать по собственному желанию или в том случае, когда на этом настаивает виновное лицо (ст. 7 Закона об оценке имущества). При определении размера убытков от недостач предприятию следует руководствоваться ,
т. е. взыскивать ущерб допустимо в размере фактически нанесенных предприятию убытков. В случае нанесения работником материального ущерба предприятию наступает ограниченная материальная ответственность. Это значит, что работник возмещает ущерб, причиненный предприятию при выполнении трудовых обязанностей, лишь в пределах нанесенного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.
Работник несет ограниченную материальную ответственность, если не заключался договор о полной материальной ответственности, если нет других законных оснований для привлечения его к полной материальной ответственности. Случаи, когда работник должен возместить ущерб в полном объеме без заключения с ним договора о полной материальной ответственности, перечислены в пп. 2 - 9 ст. 134 КЗоТ (получение ценностей под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам; ущерб причинен умышленным уничтожением или порчей ценностей; ущерб нанесен в нетрезвом состоянии, не при исполнении трудовых обязанностей и др.). Полная материальная ответственность означает, что работник должен возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере без каких-либо ограничений. Перечень случаев, при наступлении которых работник несет полную материальную ответственность, приведен, повторим, в ст. 134 КЗоТ. Наиболее распространенное основание для привлечения работника к полной материальной ответственность - заключение с работником письменного договора о полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей (п. 1 ст. 134 КЗоТ). При этом важно обратить внимание, что полная материальная ответственность не наступит даже в случае заключения договора, если работник не относится к категории лиц, с которыми заключаются такие договоры (письмо ВССУ от 27.09.12 г. № 10-1389/0/4-12). Для возмещения работником причиненного ущерба, если его размер не превышает среднего месячного заработка, работодателю достаточно издать распоряжение о возмещении работником ущерба путем удержаний из его заработной платы. Распоряжение издается в двухнедельный срок со дня выявления недостачи. Данное распоряжение должно быть принято к исполнению не ранее семи дней со дня уведомления работника об издании такого документа (ст. 136
КЗоТ)
. При этом под принятием к исполнению следует понимать передачу распоряжения в бухгалтерию, а не факт удержания суммы ущерба из зарплаты. Если же работник отрицает свою вину в причинении ущерба, либо он уволен или истек срок для издания распоряжения, а также в случае превышения размера ущерба среднего месячного заработка работника, работодатель в течение года со дня выявления причиненного работником ущерба может обратиться с иском в районный, районный в городе, городской или горрайонный суд (ст.136 КЗоТ). В то же время, если работник, привлекаемый к материальной ответственности, признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130КЗоТ). Покрыть причиненный работодателю ущерб, как добровольно возмещаемый работником, так и по решению суда, возможно одним из способов:
1) путем удержания из заработной платы работника по его заявлению, на основании распоряжения руководителя либо по решению суда. При этом необходимо помнить, что ст. 128 КЗоТ и ст. 26 Закона об оплате труда предусмотрено ограничение на удержание из зарплаты при каждой ее выплате - не более 20 % суммы «чистой» заработной платы (за вычетом налога на доходы физических лиц и единого социального взноса);
2) путем внесения денежных средств в кассу или на банковский счет работодателя - в этом случае размер вносимых средств не ограничивается;
3) при согласии собственника (уполномоченного им органа) работник может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное. Обнаруженные при инвентаризации расхождения фактических сведений с данными бухгалтерского учёта отражаются в проекте акта инвентаризации. К нему должны прилагаться бухгалтерские справки с указанием возможных вариантов списания выявленных недостач: на хищения, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц и т. д. Обобщение результатов инвентаризации производится на заседании комиссии. Итогом этого заседания являются заключительный акт об инвентаризации, который представляется на рассмотрение руководителю организации. В нём отражаются предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учёта. Для оформления итоговых данных инвентаризации используется Ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией № ИНВ-26. Из-за неправильно заполненного документа или нарушения порядка проведения инвентаризации её результаты могут быть признаны недействительными. Помимо приведённого выше нарушения - отсутствия одного из членов комиссии при осуществлении инвентаризации - к таковым также можно отнести следующее:
Материально ответственное лицо не сдало перед началом инвентаризации все приходные и расходные документы, отсутствует его расписка либо данное лицо не присутствует на проверке;
В описи имеются неоговорённые исправления или оставлены незаполненными строки;
Во время перерывов в инвентаризации посторонние лица имеют допуск в помещения, где она проходит, а также к инвентаризационным описям. Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Причём в приказе должно быть предписание по устранению выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия и учётных данных. На основании приказа вносятся соответствующие записи в регистры бухгалтерского учёта. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчётности.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности её проведения. Они осуществляются с участием инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом (форма № ИНВ-24) и регистрируются в журнале учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма № ИНВ-25). Материалы работы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где они должны храниться не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 закона о бухгалтерском учёте).
2.17«Выполнение практической квалификационной работы»
Выполнил обучающаяся группы № «ЭБт-13-9-1 » Плех Владислав Дмитриевич
Г. Ноябрьск «_____»___________2015
Платежная ведомость №Т-53
В кассу для оплаты в срок
Сумма Пятьдесят три тысячи
(прописью)
По настоящей платежной ведомости
Составление акта о расхождении происходит в случаях, когда выявляется разница между товарами, пришедшими к грузополучателю и теми параметрами, которые заявлены в отношении данных товаров в сопроводительных документах.
ФАЙЛЫ
На каком этапе заполняется акт
Процедура доставки товара достаточно проста:
- грузоотправитель загружает товар,
- экспедитор довозит его до места назначения, где его разгружают на складе покупателя.
При этом при погрузке товар взвешивается, проверяется и все параметры вносятся в необходимые документы, то же самое происходит при его получении.
Как раз в момент разгрузки и может выясниться, что показатели, внесенные в грузосопроводительные документы, не согласуются с теми, что получены при доставке. Составить акт об этом нужно тут же, на месте, пока водитель, транспортирующий груз, не отбыл восвояси.
Что может послужить основанием для составления акта
Даже нарушение целостности упаковки служит достаточным основанием для оформления документа.
Акт может быть написан в случае, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду, сорту, объему (причем учитываются как излишки, так и недостача) и тому подобное.
Основные моменты составления акта о расхождении
Акт о расхождении имеет унифицированную форму ТОРГ-2, рекомендованную к применению (при условии, что товары отечественного происхождения). Заполнять документ можно от руки (обязательно шариковой ручкой) или на компьютере. Если используется второй вариант, то после формирования бланк надо распечатать в нужном количестве экземпляров и подписать. Акт состоит из четырех страниц, каждая из которых подлежит обязательному заполнению.
Образец заполнения акта о расхождении
Заполнение первой страницы формы ТОРГ-2
В начале документа пишутся сведения о компании, в которую прибыл товар:
- ее полное наименование,
- адрес,
- телефон,
- вид деятельности,
- структурное подразделение, осуществившее приемку груза
- ссылку на документ, послуживший основанием к составлению акта (обычно это приказ или распоряжение директора).
Все вносимые данные должны быть идентичны тем, что прописаны в учредительных бумагах.
Акту нужно присвоить номер и вписать в бланк дату его написания. Строки справа, отведенные для утверждения, заполняет руководитель фирмы.
Далее, в пункте «Место приемки» указывается фактический адрес получения груза, отмечается дата привоза и ссылка на сопроводительные документы (с указанием их наименования, номера, даты создания). Тут же вписывается способ вызова представителя отправителя товара и заполняются строки, посвященные грузоотправителю, производителю, поставщику – везде надо указать соответствующее название предприятия, адрес, контактный телефон.
Если продукция была застрахована, это также нужно отметить, вписав сведения о страхователе.
В следующую часть акта вносятся:
- данные о документах, на основании которых произведена поставка (ссылка на договор, номер счета-фактуры, также при необходимости следует внести номер железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства, коммерческого акта);
- способ доставки (ж/д, водный или воздушный транспорт, автомобиль и т.д.);
- дата отправления;
- некоторые подробности о месте загрузки (склад, пристань, станция, терминал и т.п.).
Ниже идет таблица, в которую нужно вписать точное время отбытия и прибытия, вскрытия, выдачи груза (вплоть до минут). Если в период разгрузки были какие-то паузы, это тоже надо отметить.
Заполнение второй страницы формы ТОРГ-2
Вторая страница формы ТОРГ-2 начинается с внесения сведений о состоянии транспортного средства, а также наличии ярлыков, пломб и пр. маркировок на продукции.
- оттисках на грузе,
- количестве занимаемых мест,
- виде упаковки (мешок, ящик, контейнер, паллета и т.п.),
- наименовании товара,
- всё, что касается веса (единица измерения, нетто-брутто).
Если есть какие-то особые дополнительные сведения, их следует вписать в последний столбик. Под таблицей надо указать были ли зафиксированы факты нарушения целостности пломб или ярлыков.
Вторая таблица на этой странице акта касается собственно сведений о расхождении : сначала сюда вносятся показатели из сопроводительных документов, заполненных отправителем, затем те, которые были получены при проверке поступившего груза. В итоге вписывается расхождение (со знаком + или -).
Еще одна таблица содержит детальные сведения о товаре (если наименований несколько, то для каждого из них в ней отводится отдельная строка). Сюда вносятся:
- его название,
- номер места в транспортном средстве,
- единица измерения (прописью и в виде кода),
- артикул (при наличии),
- сорт,
- количество,
- цена (за единицу),
- общая сумма.
Заполнение третьей страницы формы ТОРГ-2
На третьей странице акта указываются следующие сведения.
- Информация об условиях хранения и транспортировки. Сюда можно вписывать любые параметры, способные повлиять на качество товара: температуру, влажность, освещенность, воздухообмен и т.д.
- Состояние упаковки и маркировки в момент внешнего осмотра, а также соответствие проштампованных клише маркировке отправителя.
- Дата вскрытия тары, а также утверждается (или не утверждается) то, что оттиски и пломбы соответствуют состоянию, указанному в грузосопроводительных бумагах.
- Сведения о проверке (выборочная она была или полная) и каким способом проводилась; если проверка носила выборочный характер, то нужно написать основание для ее проведения.
В таблицу на странице три нужно написать данные о тех параметрах груза, которые зафиксированы на момент приемки: сорт, артикул, количество, цена, сумма.
Если был выявлен брак или бой груза, это тоже следует внести.
Затем регистрируются отклонения (недостача или излишки – количество, сумма разницы) и номер паспорта изделия, если таковой имеется.
Заполнение четвертой страницы формы ТОРГ-2
Четвертая страница включает в себя:
- сведения об определении количества товара (каким путем оно проводилось: взвешивание, подсчет и т.п.);
- сведения о месте данной операции;
- использованные в процедуре приборы (их наименование, тип, номер, клеймо);
- вписать характер выявленных расхождений (недовес, перевес, плохое качество, дефекты, бой и т.п.);
- заключение комиссии (обычно тут указывается информация о том, следует ли предъявлять кому-либо претензии и если да, то кому именно).
Последняя часть акта содержит
- сведения о членах комиссии, присутствовавших при его составлении: пишутся их должности и ФИО,
- а также данные о представителе грузоотправителя (его должность, ФИО и ссылка на доверенность).
Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие документы, то их количество нужно внести в бланк.
Затем все подписывается главным бухгалтером фирмы, и в завершении выносится вердикт руководителя.
