Заполнение графика отпусков в 1с 8.2 зуп. Консультант компании «ант-хилл»

Оформление графика отпусков в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3.0)

Обратите внимание! Начиная с релиза 3.0.18 в конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3.0) поддерживается новый интерфейс "Такси".

Наряду с интерфейсом "Такси" сохраняется и прежний интерфейс "1С:Предприятия 8". Пользователь может выбирать вид интерфейса в настройках программы.

Данная статья написана в интерфейсе "Такси".

График отпусков в программе составляется с помощью документа График отпусков .

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать (рис. 2):

• в колонке Сотрудник укажите сотрудников (согласно отбору), которым будет предоставлен отпуск;
• в колонке Вид отпуска по умолчанию автоматически указывается Основной вид отпуска и в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается его остаток на дату документа. Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков ). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были заданы при настройке начислений (раздел Настройка – Начисления ) (рис. 3). Уточнить права на ежегодные отпуска отдельно для каждого сотрудника можно в кадровых приказах (документы Прием на работу , Данные на начало эксплуатации , Кадровый перевод ), если такая возможность указана в учетной политике организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка – ссылка Учетная политика ) в разделе Кадровый учет . Если в организации есть сотрудники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и им предоставляются в связи с этим дополнительные отпуска, вид начисления и вид отпуска вручную создавать нет необходимости, т.к. использование данного вида отпуска задается при настройке расчета зарплаты установкой соответствующего по наименованию флажка (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Отпуска ) (рис. 4). В результате установленного флажка и сохранения настройки в списке видов отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков ) будет доступен вид отпуска Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС , а в списке начислений (раздел Настройка – Начисления ) вид начисления Дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС . Количество положенных в год дней дополнительного отпуска для сотрудника, подвергшегося воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, вводится в карточке сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Страхование ) в разделе Сведения о льготах физического лица пострадавшего в аварии ЧАЭС ;
• в колонке За период работы автоматически указывается начало и окончание текущего рабочего года сотрудника; при необходимости его можно изменить на предыдущий, если есть неотгулянные отпуска за прошлый рабочий год;
• в колонках Начало , Окончание укажите даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска, тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
• в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках Начало и Окончание ;
• в колонке Фактический отпуск отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможностьоформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

7. Поля Руководитель кадровой службы и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством и должностью руководителя кадровой службы из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица ) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.

8. Поле Ответственный заполняется по умолчанию – значение из настроек текущего пользователя.

9. По ссылке Этот документ оформлен правильно? можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков (рис. 5). Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Обратите внимание! Регистрацию дополнительного отпуска пострадавшим в аварии на ЧАЭС правильнее будет оформить с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры – или раздел Зарплата – Отпуска без сохранения оплаты ), несмотря на то что доступна возможность регистрации этого отпуска и с помощью документа Отпуск , т.к. данный отпуск оплачивается не работодателем, а территориальным органом Федерального казначейства (в программе регистрируются только дни отсутствия сотрудника). Поэтому дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС не рекомендуется оформлять из документа График отпусков .

• в поле На период с... по укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7 . А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок );
• по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
• в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
• флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска;
• в полях Руководитель и Должность заполните фамилию, имя, отчество и должность руководителя организации, которые будут использоваться в печатной форме документа (заявления или уведомления).

После внесенных изменений в документ Перенос отпуска для их сохранения нажмите на кнопку Провести . А для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса нажмите на кнопку Печать .

Наименование ссылки Оформить перенос в колонке Фактический отпуск соответствующей строки документа График отпусков после оформления переноса отпуска изменится на Отпуск перенесен , при нажатии на которую можно открыть документ Перенос отпуска , с помощью которого и был оформлен перенос (рис. 7).

Обратите внимание! Перенесенный отпуск нельзя оформить непосредственно из документа График отпусков , т.е. зарегистрировать документ Отпуск с новым периодом (период отпуска так и остается старым, ранее запланированным).

Для формирования печатной формы графика отпусков по форме № Т-7 используйте кнопку График отпусков (Т-7) в форме документа График отпусков (рис. 8).

Планирование занятости персонала традиционно является насущной задачей руководителя. Одна из важных составляющих этой задачи - планирование отпусков работников, которое лучше всего проводить в начале очередного календарного года. И решать ее удобно с помощью программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", которая предоставляет пользователю удобный сервис для управления данными об отпусках, составления и визуализации графика план-фактного анализа отпусков. В данной статье А.В. Ярвельян (ЗАО "Си Дата") знакомит с основными принципами работы данного сервиса.

Нормативное регулирование планирования отпусков

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации (далее - ТК РФ), работникам ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В зависимости от характера работы работникам может быть предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, порядок предоставления и продолжительность которого регламентируется ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 116 ТК РФ). Предприятие может также самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников, определяя порядок их предоставления и продолжительность в коллективном договоре.

Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность предоставления отпусков. Обязательным документом, устанавливающим даты планируемых отпусков на предстоящий календарный год, является унифицированная форма № Т-7 "График отпусков" (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Управленческий и регламентированный учет в программе

Напомним, что в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" реализованы два вида учета:

• управленческий - предназначен для целей управления персоналом и получения внутренней отчетности предприятия. Управленческий учет оперирует данными по предприятию в целом;
• регламентированный - позволяет оформлять определенные законодательством документы и печатные формы, формировать регламентированную отчетность в ИФНС и ПФР. Регламентированный учет ведется для каждой организации (предприятия) отдельно*.

Примечание:
* Напомним, что в конфигурациях на платформе "1С:Предприятие 8" возможно ведение учета нескольких организаций в одной информационной базе.

Структура предприятия с точки зрения управленческого учета может не совпадать со структурой юридических лиц предприятия. В программе для отображения обеих структур и связей между ними реализованы справочник Подразделения , который отражает управленческую структуру предприятия (центры ответственности), и справочники Организации и Подразделения организаций , с помощью которых задается структура юридических лиц, составляющих предприятие.

Также в справочнике Подразделения организаций может быть настроено соответствие подразделений управленческого и регламентированного учетов.

Каждый новый работник с помощью документа Прием на работу в организацию оформляется на работу в регламентированном учете в одно из подразделений одной из организаций предприятия. Этот работник может быть также принят на работу в управленческом учете в один из центров ответственности предприятия с помощью документа Прием на работу . Однако в том случае, когда управленческий учет на предприятии полностью совпадает с регламентированным, оформление на работу в управленческом учете не обязательно.

В сервисах программы и при формировании отчетов зачастую используются два способа группировки данных о работниках предприятия:

• по центрам ответственности - то есть по подразделениям предприятия для целей управленческого учета;
• по структуре юридических лиц - то есть по организациям предприятия и их подразделениям.

Выбор того или иного способа группировки не означает отбор данных управленческого или регламентированного учета по работнику, он означает лишь настройку принципа группировки данных. В любом случае в список для каждого работника будут выведены данные по обоим видам учета. Исключение будут составлять те случаи, когда работник принят на работу в предприятие, но не принят ни в одну организацию, или наоборот, и при этом для подразделений предприятия не настроено соответствие с подразделениями организаций. Например, если работник принят на работу в организацию, но не принят на предприятие, при формировании списка работников с группировкой по центрам ответственности данные об этом работнике в списке не отобразятся.

Такая методика используется, в частности, и для работы сервиса График отпусков . Однако не стоит забывать, что в системе существуют отчеты, которые отображают информацию только одного вида учета - того, для которого предназначены. Например, отчет Списки работников показывает только данные управленческого учета, а отчет Списки работников организаций - только данные регламентированного учета.

Планирование отпусков преимущественно задача внутреннего управления персоналом, а значит - задача управленческого учета. В рамках регламентированного учета результат планирования отпусков принимает вид унифицированной формы № Т-7. Поэтому в программе сервис, управляющий составлением графика отпусков, является объектом управленческого учета. Но на основании его результатов можно создать соответствующий документ регламентированного учета и сформировать форму № Т-7.

График отпусков в управленческом учете

Инструмент планирования отпусков в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" реализован в виде "рабочего места". Под рабочим местом в системе программ "1С:Предприятие 8" понимается сервис, представляющий собой диалоговое окно или панель, на которых размещена основная информация, необходимая пользователю для работы, а также доступны основные необходимые функции и инструменты программы. Рабочее место реализовано для помощи пользователю в решении ограниченного набора задач, объединенных общей целью. Например, рабочее место Кадровое планирование позволяет производить мониторинг текущей потребности предприятия в кадрах и вакансий предприятия, изменять данные кадрового плана и вакансий, строить тематические отчеты. При этом пользователь имеет под рукой все необходимые ему данные и инструменты, а изменения в данных сразу же отображаются на экране.

Рабочее место График отпусков представляет собой инструмент, с помощью которого можно планировать и утверждать отпуска, регистрировать фактические отпуска, формировать необходимые отчеты.

В окне сервиса расположена диаграмма, на которой отображаются запланированные и фактические отпуска работников, а также мероприятия, в которых могут принимать участие работники предприятия. По горизонтали расположена временная шкала, по вертикали - список работников предприятия (см. рис. 1).

Рис. 1

Список работников предприятия, отображаемый в форме, может быть сгруппирован двумя описанными выше способами: по структуре юридических лиц и по центрам ответственности.

В зависимости от выбранного способа группировки на список работников может быть наложен отбор по подразделению предприятия или организации соответственно. Для того, чтобы установить отбор, необходимо выбрать нужное значение в поле Подразделение/Организация .

Чтобы отключить отбор, достаточно очистить это поле.

В диаграмму выводятся данные об отпусках за указанный в заголовочной части формы период времени - год.

Шкала времени диаграммы всегда начинается с 1 января года, указанного в форме, а заканчивается в зависимости от настроек масштаба окна диаграммы.

Настройка диаграммы

Внешний вид диаграммы может быть настроен по желанию пользователя.

Для того, чтобы открыть форму настройки, необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть по любому полю диаграммы и из выпадающего меню выбрать пункт Настройка .

С помощью настройки шкалы времени можно указать, какие единицы времени будут использованы в диаграмме, и как они будут представлены.

Так, на рисунке 2 изображена настройка шкалы времени, состоящей из двух элементов с единицами времени "месяц" и "неделя" соответственно и кратностью 1. Это означает, что на диаграмме будут представлены две линейки с различной градацией: по месяцам и неделям. При этом цена деления равна 1 месяцу или 1 неделе.

Рис. 2

Настроить более детальное отображение можно, добавив еще один или несколько элементов шкалы с единицами времени "день", "час" и так далее. Если требуется детализация не до 1 часа, а, допустим, до 8 часов, то в качестве кратности у элемента шкалы нужно указать 8. В этом случае цена деления линейки будет равна восьми часам.

Детальное отображение может использоваться для того, чтобы настроить диаграмму так, как это нужно пользователю.

Например, если пользователю для целей укрупненного планирования необходимо знать, у кого в каком месяце запланирован отпуск, достаточно настроить шкалу только по месяцам. А если пользователю при этом еще и надо отслеживать, у всех ли сотрудников на время отпуска остаются замещающие их работники, тогда необходимо организовать детализацию до дня. В этом случае удобнее формировать две шкалы - по месяцам и дням.

Инструмент Настройка диаграммы позволяет указать для каждой линейки шкалы и кратность. Показанием к применению такой настройки может служить только необходимость ее для пользователя. Она позволяет настроить цену деления, например, в виде 2 дней или 8 часов.

Такая настройка также может быть использована и для настройки печати. Тем самым при детализации до 2 или 3 дней можно "уместить" на экране большее количество информации.

Например, можно вывести данные за больший период, отображая при этом информацию о приблизительном числе месяца (с точностью до 2 или 3 дней соответственно).

Также можно настроить представление заголовков делений линеек. Для этого в таблице настройки шкалы времени предназначены колонки Формат дня и Формат .

Колонка Формат дня предназначена для настройки вида заголовка линейки с единицей времени День . Для всех других линеек эта колонка будет недоступна. В качестве формата дня можно указать день месяца, день недели или совокупность этих значений (например, "01 вторник"). Колонка Формат предназначена для настройки представления линеек с другими единицами времени, при этом для выбора нужного формата предназначен специальный конструктор форматной строки.

В той же форме настройки можно указать один из следующих вариантов масштаба отображения диаграммы:

• Все данные - означает, что, независимо от размеров окна, в диаграмму будут выведены все данные за указанный год;
• Автоматически - означает, что масштаб будет вычисляться автоматически исходя из расчета, что минимальному элементу шкалы времени, даже если он невидим, устанавливается определенная ширина;
• Фиксированный - означает, что будет использован заданный пользователем масштаб. Масштаб определяется единицей времени и числом символов, которые отводятся для представления данной единицы;
• Период - означает, что будет использован заданный пользователем период. Период определяется единицей времени и числом этих единиц, отображаемых в видимой области диаграммы.

Ввод сведений о мероприятиях

"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" позволяет регистрировать запланированные мероприятия общефирменного значения. Это позволяет контролировать занятость работников и обеспечить их доступность на время проведения мероприятия. В частности, регистрация в программе мероприятий позволяет планировать отпуска сотрудников с учетом их участия в мероприятиях.

Сведения о мероприятиях организаций хранятся в справочнике Мероприятия . Для каждого мероприятия Мероприятие предприятия (см. рис. 3) задается его продолжительность - даты начала и окончания. Для более детального планирования занятости работников каждое мероприятие можно разделить на составные части, указав их в табличной части Состав мероприятия . При этом продолжительность каждой составной части мероприятия указывается с более глубокой детализацией - по дате и времени ее начала и окончания. Участие конкретных сотрудников в каждом этапе мероприятия можно зарегистрировать с помощью документа Регистрация участия работников в мероприятиях .

Рис. 3

Все зарегистрированные в справочнике мероприятия, время проведения которых попадает в период диаграммы, отображаются на ней в виде вертикальных полос бледно-миндального цвета.

Планирование отпусков

Пожелания работников об отпусках на будущий год регистрируются в программе с документом Планирование отпуска (см. рис. 4), который может быть создан с помощью кнопки Запланировать отпуск на верхней командной панели рабочего места График отпусков .

Рис. 4

В табличной части документа указывается список работников и периоды планируемых отпусков. При вводе периода отпуска в колонке Примечание автоматически формируется строка с пояснениями, в которой расшифровывается количество дней планируемого отпуска, а также за какой период работы будет предоставлен этот отпуск (за прошлые годы, за текущий или будущий период).

Если период планируемого отпуска пересекается с каким-либо мероприятием организации, в примечании об этом будет сообщено.

Нужно обратить внимание на то, что для целей управленческого учета продолжительность отпуска исчисляется в рабочих днях.

Следует отметить, что при пакетном планировании отпуска, например, на будущий год, примечания у всех отпусков одного сотрудника различаются только информацией, относящейся собственно к периоду отпуска (то есть количеством дней отпуска и взаимодействием с мероприятиями).

Данные же, относящиеся к рабочим периодам, одинаковы для всех отпусков. Дело в том, что примечание строится на основании данных об уже фактически использованных отпусках, а информация о запланированных отпусках в расчет не принимается. Заметим, что при открытии документа примечание каждый раз строится заново. Поэтому после того, как работник использует первый из запланированных отпусков, примечание ко второму изменится.

Колонка Состояние отображает статус отпуска в процедуре утверждения. Для каждой строки документа состояние может быть изменено на Утвержден . Также документ может быть утвержден полностью с помощью кнопки Утвердить все отпуска .

Под табличной частью документа Планирование отпуска расположена строка комментария, отображающая статус всего документа, которая может принимать следующие значения:

• Документ не заполнен - в случае, если в документе нет ни одной строки (текст надписи красного цвета);
• Документ не утвержден - в случае, если ни одна строка документа не имеет статуса Утвержден (текст надписи красного цвета);
• Документ утвержден частично - если в документе есть строки с обоими статусами, и документ проведен (текст надписи желтого цвета);
• Документ утвержден частично, все отпуска будут показаны в графике как неутвержденные - если в документе есть строки с обоими статусами, и документ не проведен (текст надписи желтого цвета);
• Документ утвержден полностью - если все строки документ имеют статус Утвержден, и документ проведен (текст надписи зеленого цвета);
• Документ утвержден полностью, все отпуска будут показаны в графике как неутвержденные - все строки документ имеют статус Утвержден , и документ не проведен (текст надписи желтого цвета).

Данные сохраненного, но не проведенного документа отображаются в виде серых прямоугольников в окне сервиса График отпусков . Такими же серыми прямоугольниками отмечаются не утвержденные отпуска, зарегистрированные проведенными документами. Утвержденные отпуска имеют на диаграмме вид зеленых прямоугольников.

При подведении курсора на диаграмме к обозначению любого отпуска появится автоматическая подсказка, сообщающая о статусе отпуска и его периоде. При двойном щелчке по прямоугольнику, обозначающему отпуск, откроется документ Планирование отпусков , которым данный отпуск зарегистрирован, причем курсор будет установлен на строке, соответствующей выбранному отпуску.

Таким образом, процедура утверждения планируемых отпусков может происходить поэтапно. Один документ может открываться, изменяться, проводиться до тех пор, пока все планируемые отпуска не будут утверждены.

Фактические отпуска

Регистрация фактического отпуска производится документом Отсутствия на рабочем месте . Документ оформляется на одного работника.

В диаграмме фактические отпуска отмечаются как светло-синие прямоугольники, причем они располагаются рядом с обозначениями плановых отпусков, не перекрывая их (см. рис. 5). Это позволяет визуально оценить исполнение плановых отпусков. Двойной щелчок мыши на обозначении фактического отпуска открывает форму документа, зарегистрировавшего этот отпуск.

Рис. 5

Остатки отпусков

В программе ведется учет использованных дней отпусков работников. Данные об использованных отпусках работника в разрезе рабочих лет хранятся в справочнике Остатки отпусков *.

Примечание:
* Подробнее о механизме расчета остатков отпусков рассказывается в статье "Расчет неиспользованных дней отпуска в "1С:Зарплате и Управлении Персоналом 8"", опубликованной в номере 8 (август) "БУХ.1С" за 2008 год, с. 16.

Открыть справочник Остатки отпусков можно из окна сервиса График отпусков с помощью кнопки Остатки отпусков .

Дополнительные дни отпуска

В управленческом учете реализована возможность поощрения работника дополнительными выходными днями, отгулами. Регистрация отгулов производится документом Право на дополнительные дни отпуска . Создать такой документ можно из формы окна сервиса График отпусков с помощью кнопки Дополнительные дни отпуска .

Расшифровка отпусков сотрудника

Двойной щелчок мыши на любом элементе списка сотрудников открывает карточку расшифровки данных по его отпускам (см. рис. 6). В такой карточке отображаются сведения о плановых и фактических отпусках работника на год, заданные в окне сервиса График отпусков .

Рис. 6

В данной расшифровке для каждого отпуска указывается его состояние:

• запланированный, утвержденный, не состоявшийся (отмечается зеленым цветом);
• фактический (отмечен синим);
• не утвержденный (отмечен серым).

Также указывается период отпуска и примечание, в котором сообщается подробно состояние на рабочую дату, возможные пересечения периодов с мероприятиями компании, а также рабочие периоды, за которые предоставляется этот отпуск.

Поясним вышесказанное на данных карточки расшифровки, приведенной на рисунке 7. Отпуск работника с 1 по 13 июля утвержден, но не состоялся, а отпуск с 6 по 19 октября - утвержден. Формулировка текста примечания зависит от рабочей даты программы, установленной на момент формирования карточки расшифровки. В рассматриваемой ситуации рабочей датой программы было 26 августа 2008 года.

Дата формирования карточки указывается в нижней части формы, рядом с данными о количестве неиспользованных дней отпуска.

Из этой карточки также можно ввести новый документ Планирование отпусков . Для этого нужно воспользоваться кнопкой Запланировать отпуск и посмотреть данные об использованных отпусках прошлых лет с помощью кнопки Остатки отпусков .

С помощью меню Действия или контекстного меню формы (открывается по правой кнопке мыши) можно зарегистрировать фактический отпуск работника. Для этого нужно установить курсор на строку, соответствующую запланированному утвержденному отпуску, и выбрать из контекстного меню команду Зарегистрировать фактический отпуск . При этом будет создан новый документ Отсутствие на рабочем месте , в котором период отпуска будет совпадать с периодом выбранного планового отпуска.

С помощью контекстного меню формы можно также открыть документ, которым запланирован или зарегистрирован отпуск. Для этого нужно использовать пункт меню Открыть документ . Следует отметить, что при этом откроется последний из "отпускных" документов, введенный для данного периода. Это означает, что если для сотрудника С.К. Доброва был запланирован отпуск с 28 апреля по 11 мая документом Планирование отпусков , а затем документом Отсутствия на рабочем месте был зарегистрирован фактический отпуск, то при вызове команды Открыть документ откроется документ Отсутствие на рабочем месте .

Кнопка Подробнее по отпускам позволяет сформировать отчет , в котором подробно расшифровывается количество дней отпуска, на которое работник имеет право, сколько дней использовано, прочая информация об отпусках. Этот же отчет можно сформировать из карточки сотрудника по кнопке Печать -> Управленческие отпуска сотрудника .

График отпусков в регламентированном учете

Вся работа, касающаяся планирования и утверждения отпусков, описанная выше, была проведена в рамках управленческого учета. Для целей регламентированного учета по каждой организации должен быть сформирован график отпусков на будущий календарный год. Данные о планируемых отпусках в регламентированном учете регистрируются с помощью документа . Этот документ может быть сформирован независимо от управленческого графика отпусков, однако удобнее просто перенести в него результат управленческого планирования.

Для того, чтобы сформировать график отпусков на основании управленческих данных, можно воспользоваться двумя способами.

1. Ввести документ Ввод графика отпусков организаций на основании документа Планирование отпуска . Для этого в контекстном меню формы документа или списка документов следует выбрать команду Ввести на основании -> График отпусков организаций . Затем в открывшемся диалоговом окне выбрать организации, для которых будут созданы графики отпусков, и нажать кнопку Выполнить . Программа для каждой выбранной организации создаст новый документ и перенесет в него список сотрудников, числящихся в этой организации. Переносятся только данные об утвержденных отпусках.
2. Создать вручную новый документ Ввод графика отпусков организаций , указать в нем организацию, для которой составляется график, и в выпадающем по кнопке Заполнить на командной панели табличной части документа меню выбрать команду По управленческому графику отпусков . При этом откроется диалоговое окно выбора периода (по умолчанию в качестве периода установлен год, соответствующий рабочей дате программы). После выбора периода документ будет заполнен данными об утвержденных плановых отпусках управленческого учета.

Отчет по отпускам

Анализировать данные о запланированных и фактических отпусках как с точки зрения управленческого, так и регламентированного учета удобно с помощью отчета Отпуска (см. рис. 7). Отчет предоставляет возможность сформировать разнообразные списки отпусков и графики отпусков сотрудников.

Рис. 7

Отчет может быть открыт из пунктов главного меню, соответствующих управленческому и регламентированному кадровому учету, а также с помощью кнопки Отчет по отпускам на командной панели окна сервиса График отпусков .

Основными параметрами отчета являются период и режим формирования отчета (по центрам ответственности или структуре юридических лиц). Параметры отчета задаются в пользовательской панели. По умолчанию пользовательская панель открыта и расположена в правой части формы отчета.

В качестве дополнительной настройки можно указать необходимость выводить диаграмму. В этом случае будет построена диаграмма, расположенная в нижней части формы, под данными отчета.

Выходная форма отчета может быть настроена по желанию пользователя, однако для удобства отчет уже содержит несколько уже настроенных вариантов.

Отчет по отпускам выводит информацию о плановых и фактических отпусках сотрудников за выбранный период, в частности, о датах начала и окончания отпусков и их описании. Описание выводится только для фактических управленческих отпусков. Светло-синим цветом обозначаются фактические отпуска, зеленым - утвержденные плановые отпуска, серым - не утвержденные плановые отпуска. В отчет выводится информация как об управленческих, так и о регламентированных отпусках. Поэтому в идеальной ситуации для каждого отпуска каждого сотрудника в отчете будет четыре строки: плановый и фактический регламентированный отпуск, плановый и фактический управленческий отпуск.

Ни на диаграмме, ни в отчете регламентированные и управленческие отпуска не отличаются по цветовому оформлению.

Для диаграммы предусмотрена расшифровка: если дважды щелкнуть мышью на обозначении отпуска, будет открыт документ, зарегистрировавший этот отпуск. Если отпуск зарегистрирован и в управленческом, и в регламентированном учете, программа сформирует выпадающее меню со списком документов, выбранный пользователем документ будет открыт.

График отпусков выводит информацию только о запланированных отпусках регламентированного и управленческого учета за период. Светло-зеленым фоном отмечены утвержденные отпуска, белым - не утвержденные. На диаграмме цветовые обозначения стандартные: утвержденные отпуска отмечены зеленым цветом, не утвержденные - серым.

Отпуска предназначены для контроля исполнения графика отпусков.

Отчет выводит информацию только об отпусках, для которых период запланированного отпуска совпадает с периодом фактического отпуска.

В качестве дополнительной настройки можно потребовать выводить информацию только об отпусках руководителей.

В этом случае в отчет будет выведена только информация об отпусках сотрудников, которые указаны как руководители подразделений. Руководителя можно указать непосредственно в форме элемента справочников Подразделения и Подразделения организаций .

Отпуска руководителей используются для вывода графика отпусков руководителей организации или предприятия. При этом выводится информация только о запланированных отпусках руководителей.

Фактические отпуска предназначены для вывода только фактических отпусков работников.

Таким образом, инструмент планирования отпусков Рабочее место "График отпусков" при работе фактически с одной формой позволяет пользователю программы выполнять множество функций: вводить документы, контролировать корректность данных, анализировать данные с помощью гибко настраиваемых отчетов. При этом информация визуализируется в удобном виде.

Отправить эту статью на мою почту

Порядок предоставления отпусков работникам предприятий в РФ регламентируется трудовым кодексом. Согласно его статьям каждому работнику организации ежегодно должен быть обеспечен оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней, а так же предоставлен дополнительный отпуск, если он предусмотрен специальными условиями работы. Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года организация должна утвердить график отпусков. При его составлении должны приниматься во внимание пожелания работников. Документ должен составляться по форме Т-7 График отпусков. Работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

За нарушение трудового законодательства о труде и об охране труда предусмотрено привлечение к административной ответственности виновных лиц. Помимо этой немаловажной детали график отпусков позволяет решить организационные вопросы, связанные с предоставлением сотрудникам ежегодного отдыха, а именно:

 Планировать периоды согласно пожеланиям работников не в ущерб интересам компании;

 Не допустить единовременное отсутствие взаимозаменяемых сотрудников;

 Найти замену отдыхающим;

 Подготовить документы и выплатить отпускные;

 Контролировать предоставление запланированных отпусков.

В этой статье мы рассмотрим порядок составления графика отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1

Документ 1С ЗУП График отпусков

Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы Т-7, заполняются автоматически, дата при вводе документа, номер - при записи.

Все планируемые отпуска вносятся в табличную часть документа, на каждый вид и каждого сотрудника вводиться отдельная строка. Ввести эти строки можно по одной с помощью команды Добавить или Подобрать список сотрудников, которых планируется отправить в отпуск.

В окне подбора можно изменить Вид списка, например, если надо внести в документ сотрудников одного подразделения, надо установить вид По подразделениям и выбрать всех его сотрудников.

При заполнении данных в колонке Фактический отпуск появляется ссылка Оформить отпуск. С помощью нее можно создать в базе документ Отпуск, в котором данные будут автоматически заполнены согласно указанным параметрам в строке графика.

Готовый документ 1С ЗУП График отпусков надо провести.

Если на этот период для сотрудника уже оформлен документ Отпуск, то при проведении в этой же колонке появиться ссылка Отпуск предоставлен. После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Для этого в проведенном графике в колонке Фактический отпуск появляется ссылка Оформить перенос с помощью, которой можно создать документ изменения периода ранее запланированного отпуска. Так же перенос можно сделать из журнала документов, но все данные надо будет заполнить вручную. Если документ переноса уже оформлен, то появиться ссылка Отпуск перенесен и отобразится новый плановый период.

Вывод унифицированной печатной формы Т-7 доступен по команде График отпусков (Т-7).

В документе так же есть ссылка Этот документ оформлен правильно? С ее помощью открывается окно Отклонение запланированных отпусков от учетных данных, где по каждому отклонения выводиться сводная информация и доступен отчет по остаткам отпусков.

Получить информацию по всем запланированным отпускам и их переносам можно в отчете 1С ЗУП График отпусков (Т-7).

В данной статье будет рассмотрена возможность управленческого и регламентированного учета отпусков в программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом».

График отпусков на 2019 год

Программные продукты компании «1С» занимают ведущее положение среди программ учета, используемых на российских предприятиях. В том числе, многие организации применяют готовые решения этой фирмы для автоматизации кадровой работы.

Виды учета графика отпусков в 1С

На сегодняшний день для автоматизации работы кадровой и расчетной служб во многих организациях малого и среднего бизнеса используется программа «1С:Зарплата и Управление Персоналом». Упрощенно ее называют также «1С:Зарплата» или «1С:ЗУП».

Обязательным документом, устанавливающим очередность и даты отдыха сотрудников на предстоящий календарный год, является график отпусков, заполняемый на бланке унифицированной формы № Т-7. График составляется и утверждается руководителем не позднее чем за две недели до начала очередного календарного года.

В течение календарного года отпуска сотрудникам организации предоставляются в соответствии с графиком отпусков. Использование этого документа позволяет организации выполнять и контролировать следующие действия:

• в оговоренные законом сроки уведомить работника о начале отпуска, оформить нужные документы и выплатить отпускные;
• при необходимости подыскать работника для замены ушедшего отдыхать сотрудника;
• контролировать своевременность предоставления отпусков, не допускать необоснованных переносов их сроков, избегать накапливания неиспользованных дней отпуска.

В программе "1С:ЗУП" есть возможность ведения учета в одной информационной базе нескольких организаций, которые вместе составляют структуру предприятия. В связи с этим в программе реализованы два вида учета.

1. Управленческий учет. Его целью является управление персоналом и получение внутренней отчетности в целом по предприятию.

2. Регламентированный учет. Этот вид учета позволяет оформлять и печатать различные документы, формы которых закреплены законодательно, в том числе формировать отчетность в ИФНС и ПФР. Регламентированный учет ведется по каждой организации отдельно.

Планирование отпусков, как правило, является задачей управленческого учета. Регламентированный учет позволяет оформлять результаты планирования в виде графика отпусков формы Т-7. То есть, в «1С:ЗУП» сервис, управляющий составлением графика отпусков, является объектом управленческого учета, а на основании его результатов создается документ регламентированного учета, оформляемый по форме Т-7.

Управленческий учет графика отпусков в 1С

Основная работа по планированию отпусков в «1С:ЗУП» ведется в отдельном объекте пользовательского интерфейса программы (такие объекты в 1С носят название «рабочее место»). Данное рабочее место называется «График отпусков». С его помощью можно планировать даты отпусков, регистрировать фактические даты ухода сотрудника на отдых, формировать нужные отчеты.

Запланированные и фактические отпуска работников, а также другие мероприятия с участием работников отображаются в виде удобной диаграммы с горизонтальной временной шкалой. Диаграмма позволяет визуально контролировать периоды занятости и отдыха сотрудников по предприятию в целом.

Планирование событий на диаграмме осуществляется при помощи документов и справочников. Например, даты отпуска для сотрудников задаются документом «Планирование отпуска». Мероприятия хранятся в одноименном справочнике, а участие в них работников задается документом «Регистрация участия работников в мероприятиях». Фактический отпуск регистрируется документом «Отсутствие на рабочем месте».

По каждому сотруднику можно легко получить сведения о плановых и фактических отпусках работника на год. Различные состояния и виды отпуска отмечаются разными цветами. Дополнительно контролируются возможные пересечения запланированного времени отдыха с мероприятиями компании. Также существует возможность получения более детальной информации по графику отпусков.

Регламентированный учет графика отпусков в 1С

Основная работа по планированию и утверждению отпусков проводится в рамках управленческого учета. Для целей регламентированного учета необходимо сформировать график отпусков по каждой организации. Это осуществляется с помощью документа «Ввод графика отпусков организаций». В этот документ переносятся данные из управленческого планирования, хотя есть возможность ручного формирования документа с произвольными данными.

Анализ данных об отпусках работников удобно выполнять с помощью отчета «Отпуска». Он позволяет получать информацию о запланированных и фактических отпусках, просматривать график отпусков, отдельно анализировать время отдыха руководителей.

Вложенные файлы

• Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
• Пример заполнения графика отпусков.doc

Доступно только подписчикам

• Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc
• Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc