Зуп 3.1 учебный отпуск. Основания предоставления учебного отпуска
Очень часто на предприятии работают сотрудники, которые совмещают работу и обучение в учебных заведениях, в этом случае перед бухгалтером встает вопрос: как отразить учебный отпуск в 1с.
Отпуск на время обучения предоставляется работникам:
— которые уже учатся в учебных заведениях;
— или только поступили в учебное заведение.
Учебный отпуск может быть:
— оплачиваемый: при успешном обучении по вечерней (очно-заочной) или заочной форме в высшем учебном заведении, техникуме или колледже;
— неоплачиваемые: при обучении по очной форме или если сотрудник получает не первое образование, а например, второе или третье.
Учебный отпуск в 1с начисляется точно также как и обыкновенный отпуск. Для этого берется зарплата за 12 месяцев, которые предшествуют отпуску, и делится на 29,4 и 12 месяцев. Полученная сумма среднего дневного заработка умножается на количество дней учебного отпуска по справке из учебного заведения.
Учебный отпуск в 1с Зарплата и управление персоналом 2.5
В программе учебный отпуск рассчитывается автоматически. В основных начислениях (закладка «Расчет зарплаты») уже есть начисление «Отпуск учебный».
На закладке «Условия» нужно указать дату начала отпуска, затем убрать галочку с ежегодного оплачиваемого отпуска и установить на дополнительном (другом) отпуске.
Здесь указывается срок отпуска, его вид и процент оплаты. Ниже на этой же закладке указывается дата выплаты дохода.
На второй закладке документа отображается результат рассчитанного программой учебного отпуска.
Третья закладка посвящена расчету среднего заработка. Сумма заработка рассчитывается автоматически. При необходимости сумму по видам заработка можно корректировать или добавлять вручную. Здесь же указан расчетный период для начисления.
Время летом летит очень быстро. Не успели оглянуться, как уже июль подходит к концу. А там не за горами и осень с кучей своих сезонных нюансов. Для руководителей организаций одним из таких нюансов являются сотрудники, которые либо поступили учиться, либо продолжают грызть гранит науки. Лица, которые одновременно работают и учатся, начнут приносить заявления на дополнительные отпуска в связи с обучением, а к этому надо подготовиться заранее. Ведь ответственный руководитель должен проверить у своих работников наличие права на данный вид отпуска, подготовить приказы, ознакомиться с правилами оплаты такого отпуска ну и конечно найти особу, которая будет временно исполнять обязанности ушедшего на сессию. Так что в сегодняшней статье мы опишем условия предоставления таких отпусков, правила их оформления и оплаты.
Аспиранты получают оплачиваемый учебный отпуск при условии получения данного уровня образования впервые.
Данный вид отпуска предоставляется сотрудникам, несмотря на то, сколько времени они проработали в данной организации. То есть, если человек устроился на работу в июне месяце, то уже в сентябре он может со спокойной душой идти учиться. Возрастные ограничения не установлены (стаж работы не влияет).
Работникам-совместителям дополнительная организация учебного отпуска не дает. Право на учебный отпуск работники имеют только по основному месту работы. Например, основное место работы студента - отдел культуры. Также по совместительству особа работает редактором радио, но отправляясь на сессию, неважно начитка это или экзамены. Оплачиваемый учебный отпуск дает только отдел культуры.
Сотруднику, который обучается сразу в двух учебных заведениях, данный вид отпуска предоставляется только на один из них. Какой именно - сотрудник выбирает самостоятельно.
Оплачиваются данные отпуска и в ежегодной форме. Рассчитывается средний заработок за последние 12 месяцев. К оплате включаются все календарные дни учебного отпуска (считая выходные и праздничные). Законодательство обязывает каждого руководителя организации создавать подчиненным, которые обучаются, соответствующие условия для совмещения работы с обучением. Срок такого отпуска указывается в вызове из учебного заведения.
Данный вызов включает в себя две части. В первой указана информация о сроке учебного отпуска, который руководитель в свою очередь должен предоставить работнику-студенту. Во второй части размещается подтверждение о фактическом нахождении студента в учебном заведении. После завершения сессии вторую часть справки студент приносит на работу, подтверждая этим реальное пребывание на обучении и давая основание начисления ему отпускных. Заменить такой отпуск денежной компенсацией нельзя, ведь деньгами можно заменить только ежегодный оплачиваемый отпуск.
Для получения такого отпуска работник должен написать заявление, добавив к нему вызов из учебного заведения с конкретными сроками предоставления отпуска. На основании данного заявления руководитель оформляет приказ о предоставлении отпуска, с которым сотрудник должен ознакомиться и поставить подпись.
Бухгалтер в свою очередь, несмотря на приказ, оформляет записку-расчет о начислении отпускных. Если данный отпуск является не оплачиваемым, то такую записку оформлять не надо. Работники кадровой службы в обязательном порядке должны внести данные о предоставлении отпуска в «Личную карту работника» в раздел VIII типовой формы № Т-2.
Для освещения учебного отпуска в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда, используют следующие символы:
Код «У» - предоставление оплачиваемого учебного отпуска;
- Код «УД» - неоплачиваемый учебный отпуск.
Если студент для сдачи сессии взял отпуск за свой счет, а после предъявил справку вызов и просит оплатить данный отпуск, в данном случае средства не начисляются. Поскольку студент уже написал заявление на отпуск за свой счет.
Во время учебного отпуска бухгалтер обязательно должен начислять:
Взносы на обязательное пенсионное страхование;
- Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Данный отпуск предусмотрен законодательством, если:
Обязанность предоставить отпуск прописан в Трудовом кодексе Российской Федерации;
- Продолжительность отпуска не превышает максимальную продолжительность учебного отпуска.
В случае если учебный отпуск предусмотрен законодательством, сумма отпускных учитывается в составе расходов на оплату труда. При начислении отпускных они должны списываться на расходы того же месяца, и в бухгалтерском учете.
Отпускные это та же зарплата, которая была выдана перед отпуском. Указываются они в составе расходов того отчетного периода к которому относятся. То есть, если организация отчитывается за I квартал, полугодие и 9 месяцев, а отпуск приходится на сентябрь и октябрь то сентябрьские отпускные включаются в расходы за 9 месяцев, а октябрьские указываются в годовых расходах. Но если организация налоговый отчет делает ежемесячно, то и расходы отпуска делятся по месяцам. Начисления на сумму отпускных пенсионного страхования помесячно делить не нужно.
Организация не должна нарушать трудового законодательства отпускные должны начисляться в период отпуска. Если такие нарушения произошли, и отпускные выплачиваются после отпуска, то это приведет к временной разнице, а она в свою очередь - к образованию отложенного налогового .
Компания может самостоятельно предоставить работнику учебный отпуск. Но этот отпуск является не предусмотренным законодательством.
Такие ситуации возникают, когда организация предоставляет:
Оплачиваемый учебный отпуск работнику, который получает второе высшее образование;
- Большую продолжительность отпуска, которая установлена законодательством;
- Дополнительный учебный оплачиваемый отпуск.
Данный отпуск нельзя учитывать в налоговом учете, потому что это приведет к постоянному налоговому обязательству. В Трудовом кодексе Российской Федерации указано, что гарантии и компенсации работникам которые получают знания в заведениях без аккредитации, устанавливаются в трудовом или коллективном договоре. То есть, организация, работник которой учится в заведении без аккредитации, может предоставлять оплачиваемый отпуск только по собственной инициативе.
Если компания пользуется упрощенкой, уплачивая единый налог с разницы между доходами и расходами, то средства за учебный отпуск в обязательном порядке учитываются в расходах в момент их выплаты. Если в законодательстве не предусмотрено право на отпуск, то средства (отпускные) в расходах учитывать нельзя.Кстати, ранее мы писали о том, .
В программе (3.0) для начисления и проведения отпуска используется документ «Отпуск».
С помощью данного документа можно оформить и рассчитать основной ежегодный отпуск, оформить приказ по унифицированной форме Т-6, рассчитать различные дополнительные отпуска.
Кроме того, документ позволяет сделать расчет и начислить зарплату за время до начала отпуска, и . Рассмотрим, как в 1С ЗУП оформить отпуск в виде пошаговой инструкции.
Создание, заполнение и расчет основного ежегодного отпуска в 1С ЗУП 8.3
Запускаем программу 1C ЗУП и попадаем на Начальную страницу. Переходим в меню «Зарплата» и далее в подпункт «Отпуска»:
Откроется окно «Отпуска». В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Таким образом, мы начнем создание нового документа «Отпуск»:
Для простейшего случая расчета достаточно заполнить поля:
- «Организация»;
- «Сотрудник»;
- период расчета.
Обратите внимание, что для доступности ввода периода должен быть установлен флажок «Отпуск».
После заполнения данных полей ничего нажимать не надо, документ рассчитается автоматически. Но если в настройках программы отключен данный режим, будет написано предупреждение «Документ не рассчитан», а кнопка со стрелками (справа) будет подсвечена желтым цветом, и для расчета (пересчета) следует ее нажать:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Настройка режима расчета документов находится в меню 1С 8.3 «Настройка», пункт «Расчет зарплаты»:
Для предоставления следует установить соответствующий флажок и ввести количество дней требуемой компенсации.
Могут возникнуть случаи, когда при начислении отпуска требуется предоставить . Такая возможность настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
Далее идут поля с рассчитанными суммами. Напротив некоторых сумм стоит символ «Карандаш». Если нажать на него, появится окно с детализацией расчета данной суммы. Например, посмотрим детализацию расчета среднего заработка:
В этом окне можно внести корректировки расчета. Например, изменить период расчета вручную.
Как оформить отпуск за свой счет в 1С 8.3
Если требуется добавить в 1С дополнительные отпуска (учебный отпуск, за свой счет и т.д), перейдем в одноименную закладку. Нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем нужный вид отпуска:
Можно добавить несколько дополнительных отпусков.
Расчет начислений в 1C
На закладке «Начислено (подробно)» происходит расчет начислений на основании ранее введенных данных:
Окончания начисления отпускных и выплата в 1С ЗУП
Для возможности автоматического расчета отпускных в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия Предприятия 3.0 нужно в настройках установить соответствующую галочку в разделе Администрирование – Параметры учета – Настройки зарплаты:
Внимание ! К сожалению, в 1С Бухгалтерия 8.3 нельзя найти график отпусков, поэтому вести их необходимо в других программах или использовать для этого 1С ЗУП.
Расчет и начисление отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия
Для расчета отпуска в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 есть соответствующий документ Отпуск:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 создаем новый документ Отпуск, где указываем:
- Месяц начисления;
- Дату начисления;
- ФИО сотрудника;
- Период отпуска;
- Основание отпуска;
- За какой период работы предоставляется отпуск:
Информационная база 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 рассчитывает средний дневной заработок на основании фактически начисленных сумм зарплаты за расчетный период. При этом данный расчет в 1С 8.3 можно просмотреть, нажав на :
При необходимости в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 число отработанных дней и заработок можно скорректировать вручную.
На закладке Начислено отражено начисление отпуска, при этом поле Результат доступно для редактирования:
В документе Отпуск есть необходимые печатные формы:
- Приказ на отпуск (о предоставлении отпуска – форма Т-6):
- Расчет среднего заработка:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 печатные формы документов так же при желании можно редактировать, для этого надо в печатной форме нажать на значок :
По кнопке можно увидеть движения документа Отпуск по регистрам. Формируются следующие проводки по отпуску:
Выплата отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия
Для выплаты отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 формируется Ведомость на выплату:
При считает начисления за оставшиеся после отпуска дни:
НДФЛ в документе Начисление зарплаты рассчитывается только с «кусочка» оклада. При этом НДФЛ с отпускных был рассчитан и удержан при выплате отпускных:
Как начислить оценочные обязательства по отпускам в 1С 8.3 ЗУП смотрите в нашем видео уроке:
Ручной ввод отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия
Если в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 не ведется автоматический расчет отпускных, то это означает, что флажок в настройках не установлен. Тогда необходимо в справочнике начислений создать новый вид начисления:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при создании нового вида начисления Отпуск необходимо указать:
- Наименование вида начислений;
- Код дохода 2012;
- Доходы, облагаемые страховыми взносами;
- Указываем статью расходов по оплате труда;
- Способ отражения в бух учете:
Далее в разделе Зарплата и кадры – Все начисления – Создать, выбираем сотрудника и соответствующее начисление Отпуск основной. Результат начисления отпуска вводим вручную, посчитав сумму отпускных в соответствии с Трудовым законодательством по оплате труда:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 также рассчитывается сумма НДФЛ с отпускных:
Более подробно как сделать выплату отпускных, выплату компенсации за неиспользованный отпуск рассмотрено на в модуле . Подробнее о курсе можно посмотреть в следующем видео:
На сaйте Вы можете посмотpеть другие наши беcплатные cтатьи и материaлы по конфигурациям:
1C () Бухгалтерия.
Наконец, тройка доросла до того момента, когда я смело рекомендую всем бухгалтерам делать начисление ежегодного отпуска не по старинке (отдельным видом начисления), а специально созданным для этих целей документом "Отпуск" .
Это позволяет автоматизировать расчёт среднего заработка для дальнейших отпусков и больничных, а также в некотором роде приближает 1С:Бухгалтерию 8.3 к 1С зарплате и кадрам. Но обо всё по порядку.
Здесь пока присутствуют лишь начисление заработной платы за прошлые периоды. Создадим документ "Отпуск":
Заполним документ в соответствии с рисунком ниже:
Мы заполнили месяц (начисление отпуска делается в июле), выбрали сотрудника, указали период отпуска и программа произвела автоматический расчёт среднего заработка и суммы отпускных.
Вот только рассчитанный средний заработок (1410.68) не совпадает с нашим (1463.50). А всё потому, что сотрудник в ноябре и апреле отработал неполные месяцы. Чтобы указать это программе нажмём на кнопку "Изменить" рядом со средним заработком. Вот они отработанные согласно производственном календарю дни и начисленный доход в предыдущие 12 месяцев:
Откорректируем количество календарных дней, отработанных в ноябре и апреле и получим рассчитанный нами средний заработок:
А чтобы понять как он рассчитывается мы можем нажать на значок вопроса рядом с ним и увидим следующую таблицу расчёта:
Закроем окно "Ввод данных для расчета среднего заработка" по кнопке "ОК" увидим, что правильный средний заработок (1463.50) и правильная сумма отпускных (40 978) перенеслись в документ "Отпуск":
А чтобы распечатать справку-расчёт среднего заработка нажмём кнопку Печать и выберем пункт "Расчет среднего заработка":
Наконец, проведём документ "Отпуск" по кнопке "Провести и закрыть" и увидим, что он начислил заработную плату сотруднику, но не начислил НДФЛ и страховые взносы.
Всё правильно. Всё это будет начислено итоговым документом начисление зарплаты, который мы сделаем последним и в который попадут и начисленные нами отпускные.
Создаём документ начисление зарплаты за июль и нажимаем кнопку "Заполнить":
Видим, что период отпуска учтён при расчёте отработанных дней и часов. Сумма отпускных попала в начисления этого месяца. На эту сумму (как и на общую зарплату) начислен НДФЛ и страховые взносы. Отлично!
Расчётный листок будет таким.